I denne veiledningen
Kartobjektet og oppdateringen er ikke samme enhet
En kartleggingsbedrift kan vedlikeholde kundens kartgrunnlag gjennom året. Samme objekt kan få flere endringer, og samme endring kan sendes flere ganger. Økonomien trenger derfor både objektets identitet og en egen referanse til den bestilte oppdateringen.
Avklar om kunden kjøper en periodisk gjennomgang, et antall kontrollerte oppdateringer, timer eller en fast avgrenset leveranse. Antall filer eller rader i en eksport er et dårlig prisgrunnlag hvis én faktisk endring kan forekomme flere steder.
Avtalen må beskrive det som skal telles
| Punkt | Avklar før første periode |
|---|---|
| Datagrunnlag | Hvilken kundebase og hvilke objekter avtalen gjelder |
| Leveranse | Avtalt innhold, format, versjon og kontrollgrunnlag |
| Mengde | Hva som teller som én oppdatering og når den regnes med |
| Retting | Hvem som bærer feilretting, og hvordan den registreres |
| Kundeendring | Hvem som kan bestille nytt område, flere objektklasser eller et nytt format |
| Avregning | Periode, inkludert arbeid og eventuelle tillegg |
Der leveransen bygger på FKB, viser Kartverket til produktspesifikasjoner og registreringsinstrukser. Avtal hvilken relevant versjon oppdraget skal følge. En generell kartavtale betyr ikke at alle datasett har samme krav eller kontrollprosess.
Et tenkt avregningseksempel
Kunden betaler 6 000 kroner for en periode med avklart administrasjon og inntil 20 godkjente oppdateringer. Flere godkjente oppdateringer koster i denne tenkte avtalen 250 kroner hver. Avtalen teller en oppdatering første gang den blir godkjent for leveranse i perioden.
Et mottatt sett inneholder 28 rader:
| Mottatt grunnlag | Antall | Behandling |
|---|---|---|
| Nye objekter med komplett grunnlag | 12 | Kontrolleres og godkjennes |
| Bestilte endringer i eksisterende objekter | 10 | Kontrolleres og godkjennes |
| Gjentatte rader for samme oppdatering | 3 | Kobles til originalen, ikke nytt mengdegrunnlag |
| Poster som mangler nødvendig grunnlag | 3 | Settes på vent med ansvarlig avklaring |
| Totalt mottatt | 28 | 22 godkjente oppdateringer i perioden |
Avregningen blir 6 000 + (22 − 20) × 250 = 6 500 kroner. De tre ventende postene er ikke med som levert arbeid. Om deres behandling likevel gir andre avtalte krav, må det vises separat og begrunnes i avtalen.
En liten oppdateringslogg
| Oppdaterings-ID | Objekt-ID | Versjon | Status | Avregning |
|---|---|---|---|---|
| U-101 | K-101 | 1 | Godkjent | Med i perioden |
| U-102 | K-208 | 4 | Godkjent | Med i perioden |
| U-101, gjentatt sending | K-101 | 1 | Allerede mottatt | Ingen ny enhet |
| U-118 | K-310 | Uavklart | Venter på kundedata | Ikke frigitt |
Hvis U-118 senere blir komplett, følger den avtalens regel for avregningsperiode. En retting av en tidligere godkjent U-101 skal derimot ikke automatisk bli en ny betalbar enhet. Registrer årsak og avklar om det er egen feilretting eller en faktisk ny bestilling.
Før godkjent grunnlag sendes til faktura
Avstem antall godkjente oppdaterings-ID-er mot avregningslisten. Behold periode, grunnlagsversjon og referanse til leveransen, og før fakturanummer tilbake. Når samme uttrekk kjøres på nytt, må systemet eller rutinen gjenkjenne at de samme ID-ene allerede inngår.
Fagansvarlig kontrollerer kartleveransen. Fakturaansvarlig kontrollerer bestilling, antall og pris. Betaling fra kunden er en tredje status og skal ikke endre den faglige historikken.
Ved endring eller oppsigelse av avtalen
Avklar ventende oppdateringer, omstridte krav, siste leveranseversjon og hvem som eier videre oppfølging. Behold gjenfinningsreferanser og avtalte datarettigheter. En siste fileksport alene dokumenterer ikke at avregningen eller kundens mottak er fullført.