I denne veiledningen
Data som finnes er ikke alltid data som kan leveres
Et målelag har lastet opp filer, men kunden venter på et koordinert datasett i avtalt format. Etterarbeid, kontroll og formatkonvertering er en del av oppdragets plan. Registrer dem som aktiviteter med tid og ansvar, ikke som usynlig kontorarbeid.
Et spor fra oppdrag til faktura
Bruk intern oppdrags-ID som nøkkel. Gi datasettet en versjon og en leveransedato i fagarkivet. Økonomisystemet trenger normalt en referanse, ikke rådataene eller geografiske detaljer.
| Status | Betydning for økonomien |
|---|---|
| Innsamlet | Feltkostnadene er påløpt, bearbeiding gjenstår |
| Under kontroll | Leveransen er ikke frigitt |
| Klar | Faglig godkjenning registrert etter egen prosess |
| Levert | Avtalt mottaker og format dokumentert |
| Fakturagrunnlag godkjent | Pris og referanser kontrollert mot avtalen |
Statusene bør beskrive faktiske hendelser. Ikke bruk automatisk filopplasting som et generelt signal om at en faktura skal sendes.
Når kunden ber om et nytt format
Sjekk om formatet var med i opprinnelig avtale. En ny eksport kan være enkel, mens omarbeiding av datastrukturen krever nye faglige kontroller. Registrer forskjellen og avklar om det er en feilretting, avtalt leveranse eller ny bestilling.
Avstem en leveranse som bare delvis er akseptert
En kunde bestiller et datasett for tre avtalte delområder. I et tenkt oppdrag har hver del en økonomisk milepæl på 20 000 kroner før mva. Én fil kan inneholde alle delene, men status må likevel kunne følges per delområde.
| Del | Leveransestatus | Kommersiell kontroll | Frigitt grunnlag |
|---|---|---|---|
| A | Avtalt versjon levert og mottak bekreftet | Milepælen er oppfylt etter avtalen | 20 000 kr |
| B | Mottatt, men avvist på grunn av en egen formatfeil | Retting gjenstår | 0 kr |
| C | Kontrollert, men kunden har ennå ikke avklart mottak | Avtalens fakturavilkår må avklares | 0 kr |
I dette eksemplet er 20 000 frigitt, mens 40 000 gjenstår som uavklart eller ikke frigitt økonomisk grunnlag. Ikke opprett en faktura på 60 000 bare fordi eksporten inneholder alle områdene. Tabellen bygger på eksemplets avtaleforutsetninger; andre avtaler kan ha andre betalingsmilepæler.
Når B er rettet, behold koblingen fra den avviste versjonen til ny versjon og godkjenning. De 20 000 skal frigjøres én gang. Hvis rettingen kostet seks ekstra interne timer med en tenkt kostnad på 600 per time, øker prosjektkostnaden med 3 600 uten automatisk økt kundekrav.
Hvis kunden i stedet bestiller et annet format enn det som var avtalt, registreres dette som en egen endringsavklaring. Dokumenter både ny leveranse og eventuell avtalt pris, så det ikke blir blandet med egen feilretting.
Vedlikehold er en annen leveranse enn første datasett
Ved gjentatte oppdateringer bør dere følge objekt, oppdaterings-ID, periode og avregningsstatus separat. Se løpende kartoppdatering for et helt eksempel med inkluderte enheter og tillegg.
Ved periodiske måleoppdrag må korrigerte data dessuten kobles til de rapportperiodene som faktisk påvirkes.
Test gjenfinning
Velg en allerede sendt faktura og finn korrekt datasettversjon uten å åpne alle feltfiler. Velg deretter en leveranse og finn tilhørende fakturagrunnlag. Hvis sporet bare finnes i en medarbeiders e-post, trenger dere en tydeligere referanse før volumet øker.
Det økonomiske sporet skal støtte dokumentasjon uten å åpne rådata for flere enn nødvendig.