I denne veiledningen
Kalenderen er en plan, ikke et kontrollresultat
Et objektregister kan foreslå neste oppfølging basert på et avklart intervall. Kilden til intervallet må være synlig: ordning, faglig beslutning, avtale eller annet faktisk grunnlag. En gammel dato er ikke bevis på at samme intervall fortsatt gjelder.
Fagansvarlig avklarer lov- og ordningskrav og eventuelle endringer. Administrasjonen planlegger kontakt, bestilling, kompetanse og reise rundt denne avklaringen.
Hold fire statuser separate
| Status | Hva den sier |
|---|---|
| Oppfølging foreslått | Noen må kontrollere behov og grunnlag |
| Oppdrag bestilt | Kunde og omfang er kommersielt avklart |
| Besøk gjennomført | Aktivitet er utført, videre arbeid kan gjenstå |
| Faglig sak ferdig | Ansvarlig har avsluttet vurderingen etter egen prosess |
Ingen av statusene betyr alene at fakturaen er betalt eller et sertifikat automatisk fornyet.
Eksempel med en årlig kundeavtale
En kunde har avtale om administrert planlegging og avtalte kontrolloppdrag ved ti steder. To objekter er avhendet og ett nytt er tatt i bruk. Før neste besøk må register, omfang og prisgrunnlag oppdateres. Ikke fakturer gamle objekter fordi de lå i fjorårets liste.
Skill eventuelt fast avtalevederlag for planlegging fra betaling per utført aktivitet. Avklar om ubrukte besøk eller en avbestilling gir reduksjon, flytting eller ingen endring; dette følger av avtalen og skal være synlig før kunden bestiller.
Samle besøk uten å forveksle sakene
Reise kan koordineres mellom steder, men objekt- og dokumentreferansene må fortsatt være entydige. Beregn hvordan endret rute påvirker både direkte reiseutgifter og tilgjengelig faglig kapasitet.
Når kunden ikke svarer
Logg kontaktforsøk og ansvar for neste handling. Et ubesvart varsel skal ikke bli «kontroll utført». Hvilken informasjon kunden eller andre skal få, må følge den aktuelle ordningen og avtalen, ikke et standard salgsbrev.
Ved oppsigelse av serviceavtalen må fremtidige bookinger, åpne krav og nødvendige dokumenttilganger håndteres kontrollert. Oppsigelsen skal ikke stille slette tidligere kontrollhistorikk.