I denne veiledningen
Tre systemer skal ikke redigere samme sannhet
Hvis pris kan endres både i laboratorieløsningen og fakturaverktøyet uten tilbakeføring, mister dere grunnlaget for å forklare beløpet. Beskriv hvem som er dataeier og hvilke oppdateringer som faktisk skal sendes videre.
Ingen bestemt LIMS- eller regnskapsintegrasjon forutsettes her. Tilgjengelige grensesnitt, vilkår og funksjoner må verifiseres før løsningen bestilles.
Et eksempel på ansvarsdeling
| Opplysning | Eier i en tenkt løsning | Mottaker |
|---|---|---|
| Prøve- og rapport-ID | LIMS/fagverktøy | Ordre og økonomireferanse |
| Kundeavtale og pris | Ordre/avtalesystem | Godkjent fakturagrunnlag |
| Fakturanummer | Regnskap | Ordrestatus |
| Betaling | Regnskap | Eventuell økonomisk status uten prøvedata |
Avklar også hvem som retter hver opplysning. En retting bør skje ved kilden og gi et spor, ikke gjennom stille manuell overskriving hos mottakeren.
Kontroll før produksjonssetting
Test en normal ordre, delvis levering, tilleggsanalyse, intern omprøving, korrigert rapport og gjentatt overføring. Sammenlign antall og beløp mellom systemene. Se etter én ordre med flere rapporter og én rapport som dekker flere linjer.
Registrer tidspunkt, unik overførings-ID og kvittering. Dersom mottak er ukjent, må status kunne undersøkes før overføringen gjentas. «Feil oppstod» er for upresist til å avgjøre om en faktura allerede finnes.
Behold manuell reserveprosess
Ved integrasjonsstans bør en navngitt person kunne frigi kontrollert grunnlag uten at senere automatisk innhenting skaper duplikater. Loggfør hvilke ordre som ble behandlet manuelt, og avstem dem før normal flyt gjenopptas.
Målet er en etterprøvbar økonomiflyt med minst mulig spredning av prøvedata, ikke å samle alt laboratoriet vet i regnskapet.