I denne veiledningen
Kundens prosjekt og deres prosjekt er ikke samme referanse
En byggherre kan bruke kontraktsnummer, bestillingsnummer og prosjektnavn samtidig. Deres interne oppdrags-ID bør være stabil selv om kunden endrer navnet. Lag et feltkart som viser hvilke referanser som må stå på fakturaen og hvilke som bare skal finnes i prosjektarkivet.
Et konkret frigivelsespunkt
En fase leveres som revisjon C. Prosjektlederen registrerer leveransedato og henvisning til godkjenningsloggen. Fakturaansvarlig får følgende grunnlag:
| Opplysning | Eksempel |
|---|---|
| Oppdrag og fase | P042, detaljprosjektering |
| Leveranse | Dokumentpakke D-12, revisjon C |
| Avtalepost | Milepæl 2 |
| Tillegg | E-07, separat bestilt |
| Frigitt av | Navngitt oppdragsansvarlig |
Slik finner dere leveransen og beslutningen om fakturering direkte fra fakturalinjen.
Rettet dokument eller nytt arbeid?
En ny revisjonsbokstav betyr ikke automatisk nytt fakturerbart arbeid. Den kan være egen feilretting, en avtalt revisjonsrunde eller en ny bestilling. Registrer årsaken før revisjonen inngår i økonomigrunnlaget. Da blir fakturaspørsmålet behandlet etter avtalen, ikke etter antall filer.
Unngå to fakturaer for samme milepæl
Gi det godkjente grunnlaget en unik ID og status for overføring, mottak og bokføring. Ved manuell eksport må dato og fakturanummer tilbakeføres. En ny eksport av revisjon C skal ikke bli en ny faktura fordi filnavnet er endret.
Kontroller en korrigering før dere automatiserer: Kan dere kreditere eller rette økonomigrunnlaget uten å endre den historiske faglige leveransen? Hold historikken lesbar i begge systemer.