I denne veiledningen
Før første faktura sendes
Sjekk avtalepart, fakturamottaker, bestillingsreferanse, prisgrunnlag og hva som er levert eller avtalt forskuddsvis. Kundens prosjektleder er ikke nødvendigvis riktig fakturamottaker.
Det økonomiske grunnlaget må skille fast honorar, timer, prøveantall og godkjente tillegg. Ikke summer ulike prismodeller i en uspesifisert linje med «prosjektarbeid» hvis kunden trenger et forståelig avtalespor.
En fakturakontroll med fem spørsmål
| Spørsmål | Typisk feil som oppdages |
|---|---|
| Er dette riktig kunde og bestilling? | Feil selskap i kundekonsernet |
| Er perioden og leveransen avklart? | For tidlig eller gjentatt milepæl |
| Stemmer antall og pris? | Pakke og enkeltlinjer telt dobbelt |
| Er tillegget bestilt? | Uavklart endring blandet med grunnoppdrag |
| Finnes grunnlaget allerede på faktura? | Gjentatt eksport |
Når beløpet må endres
En laboratorieordre kan være fakturert med feil antall. Dokumenter årsak, riktig grunnlag og hvem som godkjente endringen. Bruk regnskapssystemets kontrollerte korreksjonsflyt sammen med regnskapsansvarlig. Ikke endre faglig historikk eller fjerne en sendt faktura for å gjøre oversikten pen.
Hvis kunden allerede har betalt, må dere i tillegg avklare om det skal gjøres en tilbakebetaling eller motregning etter riktig grunnlag. Følg tilbakebetalingen helt til bankavstemming. En kreditpost er ikke bevis på at pengene er sendt.
Delbetaling er ikke en rabatt
Hvis kunden betaler 70 000 av en faktura på 100 000, gjenstår 30 000 med mindre dere har avtalt en annen løsning. Registrer eventuell tvist eller betalingsavtale separat. Ikke slett restkravet som en «avrunding» for å få avstemmingen til å bli grønn.
Ønsker kunden mer faglig dokumentasjon, bruk riktig referanse og sikker kanal fremfor å sende fortrolige filer som fakturavedlegg.