I denne veiledningen
Begynn med en liste over det som fortsatt er åpent
Et årsoppgjør blir vanskelig når regnskapsføreren først ved avslutningen får vite at et stort tillegg er omtvistet, en ekstern analyse mangler faktura eller et instrument ikke lenger brukes. Prosjekt- og driftsansvarlige må derfor levere en datert status, ikke bare et eksportert timetall.
Bruk samme prosjektbro som i månedsavslutningen, men kontroller også at forpliktelser, eiendeler og senere hendelser som kan påvirke vurderingene er fanget opp. Regnskapsfører fastsetter behandling ut fra virksomhetens avtaler og regnskapsgrunnlag.
Underlag etter arbeidsmodell
| Virksomhet | Prosjekt- og driftsansvarlig bør samle |
|---|---|
| Arkitekt og rådgivende ingeniør | Leveransestatus, avtalt honorar, godkjente/omtvistede endringer og restarbeid |
| Felt og oppmåling | Utførte utreiser, gjenstående bearbeiding, ekstra mobilisering og utlegg |
| Laboratorium/kontrollbedrift | Åpne ordre, delvise leveranser, omprøving og godkjent fakturagrunnlag |
| Forskning | Prosjektkostnader, finansieringsstatus, partnergrunnlag og rapportversjoner |
| Delt fasilitet | Brukslogg, kostnadsfordeling, vertenes oppgjør og åpne brukerkrav |
Et tenkt avvik som må forklares
Et rådgiverprosjekt viser 500 000 kroner fakturert. Kunden har betalt 450 000. Prosjektleder anslår 40 timer igjen og opplyser at 60 000 av fakturabeløpet er bestridt. En underkonsulent har varslet en avsluttende kostnad på 25 000.
Disse opplysningene kan ikke summeres til ett tall for «ferdig prosjekt». Regnskapsfører trenger avtalen, hva som er utført, grunnlaget for tvisten, restestimatet og leverandørforpliktelsen. Det gir et dokumentert grunnlag for vurderinger av inntekt, kostnad og krav.
Avstem utstyr og rettigheter
Gå gjennom instrumenter som er kjøpt, solgt, kassert, flyttet eller satt ut av drift. Behold faktura og beslutningsgrunnlag med entydig utstyrs-ID. Meld endret bruk til regnskapsansvarlig; en intern bruksats er ikke i seg selv bokført verdi.
Forskningsbedrifter bør i tillegg vise kostnader og avklarte avtaler knyttet til utvikling og rettigheter. Ikke sett en eiendelsverdi ut fra et forventet fremtidig salg alene. Skill denne vurderingen fra prosjektets interne kostnadsrapport.
Sett navn på avslutningsoppgavene
Prosjektleder bekrefter fremdrift og restarbeid. Administrasjonen samler bilag, åpne ordre og betalingsstatus. Regnskapsfører avstemmer og gjør regnskapsvurderingene. Ledelsen tar stilling til åpne tvister og forretningsmessige beslutninger.
Be om en første mangelliste før dokumentene er vanskelige å finne. Hver post bør ha ansvarlig, nødvendig underlag og neste dato. Avklar deretter hvem som klargjør og godkjenner virksomhetens årsrapportering og skattemelding.
Kontakt oss om årsarbeidet hvis dere ønsker hjelp med innsamling, avstemming eller den løpende regnskapsjobben.