I denne veiledningen
En kort rekkefølge som kan gjentas
Begynn med fullstendig grunnlag før resultater forklares. Manglende timer og sene leverandørkostnader kan endre prosjektbildet mer enn mange detaljerte nøkkeltall.
- Avklar manglende timer, utlegg og prosjektmerking.
- Kontroller mottatte og kjente, ikke fakturerte kjøp.
- Avstem godkjent fakturagrunnlag, sendt faktura og åpne krav.
- Be prosjektleder oppdatere leveransestatus og restarbeid.
- Gi regnskapsansvarlig underlag for periodisering og andre vurderinger.
- Samle åpne saker og tiltak med ansvarlig og dato.
Avstem prosjektet i kolonner som svarer på ulike spørsmål
En god månedsrapport bør ikke tvinge prosjektleder til å tolke bokføringen alene. Behold minst disse feltene per åpent oppdrag:
| Felt | Beslutningen det støtter |
|---|---|
| Avtalt inntekt og godkjente tillegg | Hvilken inntektsramme kan vi planlegge med? |
| Påløpt kostnad | Hva har arbeidet hittil kostet? |
| Bestilt, ikke mottatt/fakturert | Hvilke kjente kostnader må fortsatt med? |
| Restarbeid | Hva må vi bruke fra nå til ferdig leveranse? |
| Godkjent fakturagrunnlag | Hva kan sendes videre nå? |
| Fakturert og betalt | Hvilke krav finnes, og hvor er pengene? |
Regnskapsfører bruker dokumentert status til de regnskapsmessige vurderingene. Styringsrapporten bør samtidig vise gjenstående arbeid og faktureringshindringer, slik at ledelsen kan handle.
Et konkret månedsavvik
Et tenkt oppdrag har 400 000 kroner i avtalt inntekt og 240 000 i påløpt kostnad. Prosjektleder anslår 100 000 i restarbeid, inkludert en ekstern leveranse på 30 000. Forventet samlet kostnad er 340 000 og bidraget 60 000 før øvrige felleskostnader.
En uke senere kommer fakturaen på 30 000. Den skal nå flyttes fra forventet restkostnad til faktisk kostnad i prosjektprognosen. Hvis dere bare legger fakturaen oppå hele restestimatet, blir kostnaden 370 000 og samme kjøp telt to ganger. Ved avstemming skal hver bestilt leveranse kunne følges fra forventet til faktisk kostnad.
Lever en liten avslutningspakke
Prosjektleder leverer oppdatert restestimat og forklaring på vesentlige endringer. Administrasjonen leverer åpne fakturagrunnlag, sene utlegg og kjente kjøp. Regnskapsfører får underlag for avstemming og periodevurderinger. Ledelsen får en kort handlingsliste med prisavklaringer, betalingsoppfølging og kapasitetsbehov.
Bestem en dato for hver del og hva som skjer når noen mangler grunnlag. En rapport som blir «ferdig» ved å anta null restarbeid på uavklarte prosjekter gir svakere styring enn en synlig mangel med ansvarlig oppfølging.
En ledelsesrapport med forklaring
| Prosjekt | Viktig endring | Neste beslutning |
|---|---|---|
| P-42 | Restarbeid økt etter ny kundeløsning | Avklare endring før mer arbeid |
| L-18 | Omprøving øker intern kostnad | Gjennomgå årsak med fagansvarlig |
| R-31 | Finansiering ventes senere | Oppdatere likviditetsplan |
Rapporten bør vise relevante beløp og status, men forklaringen må knytte dem til en handling. Et rødt eller grønt symbol uten begrunnelse gir lite styring.
Årsavslutningen begynner i månedene
Ved årets slutt trengs blant annet avklart status på uferdige oppdrag, forpliktelser, tvister og eiendeler. En månedlig prosjektbro gjør disse opplysningene lettere å dokumentere. Regnskapsansvarlig fastsetter hvilke vurderinger og opplysninger som er nødvendige for virksomheten.
Til årsavslutningen kan dere bruke sjekklisten for fagbedriftens årsoppgjør. Ved overtakelse fra et annet regnskapsteam bør første avslutning også kontrollere det overførte prosjektgrunnlaget.
Eier og driftsselskap må skilles
Har eieren et eget holdingselskap, må det ha egne balanser, dokumenter og beslutninger. Ikke bland private eierbehov eller andre juridiske enheter inn i driftsselskapets prosjektresultat. Eier- og konsernrapportering avgrenses som et eget behov.
Lås eller arkiver en datert rapportversjon etter godkjenning. Senere rettinger skal kunne forklares som endringer, ikke stille erstatte det ledelsen allerede brukte til en beslutning.