I denne veiledningen
Begynn med den virksomheten dere faktisk skal drive
Et nytt arkitektkontor med fastprisoppdrag trenger en annen daglig flyt enn et laboratorium med mange små prøveordre. En forskningsbedrift kan i tillegg ha finansieringsvilkår og lange perioder før innbetaling. Avklar leveransemodell før dere velger system og regnskapsomfang.
Ta også med registreringer, skatt, avgift og lønn i oppstartsplanen sammen med regnskapsføreren.
Første driftsoppsett
| Område | Avklaring før første transaksjon |
|---|---|
| Regnskapsoppdrag | Hvem gjør løpende arbeid, avstemming og avslutning? |
| Kundeavtale | Riktig avtalepart, leveranse, pris og betaling |
| Prosjekt | Stabil ID, aktiviteter og ansvarlig |
| Innkjøp | Bestillingsrett og godkjenning av leveranse |
| Bank og utlegg | Egen virksomhetsflyt og dokumentasjon |
| System | Roller, eksport og en prøvd fakturaflyt |
Et oppstartsbudsjett med ventetid
Anta at første oppdrag starter før første kundebetaling. Legg inn faktiske planlagte utbetalinger for lønn, verktøy, utstyr, forsikring og eksterne kjøp der de gjelder. Sett inn realistisk fakturadato og forventet innbetaling. Et signert oppdrag finansierer ikke kontoen samme dag.
Ikke la etableringskostnader bli liggende som udokumenterte private utlegg. Samle dokumentasjon og avklar riktig behandling med regnskapsansvarlig. Dette er særlig viktig når eier og driftsselskap har ulike betalinger.
Prøv én full runde
Bruk et tenkt oppdrag: registrer avtale, time eller ordrelinje, innkjøp, godkjenning, fakturagrunnlag og betaling. Den som skal håndtere neste steg må kunne finne grunnlaget uten å spørre gründeren hver gang.
Når oppsettet fungerer, skriv en kort arbeidsdeling og avtal første månedsavslutning. Det er bedre å forbedre en enkel dokumentert rutine enn å vente på et stort system som skal løse alle fremtidige behov.
Når første driftsoppsett er klart, finner dere valg om tilbud, kunder og bemanning samlet i driftshuben.