I denne veiledningen
Et minimum som faktisk kan brukes
Nye oppdrag begynner ofte med et tilbud og en kalenderbooking. Hvis prosjektkoden opprettes etter første lønnskjøring, ligger timer og utlegg allerede på feil sted. Lag en kort oppstartsrutine som kan gjennomføres før hele detaljplanen er ferdig.
Oppstartsgrunnlag
| Felt | Hvorfor det trengs |
|---|---|
| Stabil prosjekt-ID | Felles referanse i timer, kjøp, leveranse og økonomi |
| Juridisk kunde/part | Riktig avtalepart og fakturamottaker |
| Avtale og prisgrunnlag | Fast honorar, timer, enheter eller finansiering |
| Prosjektansvarlig | Beslutninger og månedsstatus |
| Aktiviteter/faser | Hvor arbeidet og budsjettet skal følges |
| Godkjenning | Hvem frigir timer, kostnader og fakturagrunnlag |
Unngå å legge kunde, fase og medarbeider inn i selve ID-en hvis disse kan endres. Behold heller separate felt med historikk.
Før avtalen er endelig
Forprosjekt og tilbudsarbeid kan koste tid før en kunde har bestilt. Bruk en avklart intern status, og skill slik tid fra bestilt produksjon. En prosjektkode er ikke i seg selv et salgsgrunnlag.
Når kunden bestiller, overfør det nødvendige grunnlaget kontrollert. Avklar om tidligere arbeid inngår i avtalen, skal faktureres separat eller blir virksomhetens egen kostnad.
Prøv første uke
Registrer én timeføring, ett innkjøp og et tenkt fakturagrunnlag. Kan alle tre finnes igjen på samme prosjekt? Får riktig person en godkjenningsoppgave? Hvis systemet krever et unødvendig standardfelt, vurder oppsettet før brukerne begynner med egne omveier.
Sørg også for en enkel rutine for feil prosjektmerking. Retting skal kunne forklares og være godkjent; det er bedre enn å be ansatte føre en ekstra time på riktig prosjekt for å skjule den opprinnelige.