I denne veiledningen
Én time kan ha flere egenskaper
En medarbeider arbeider ute hos en kunde og registrerer reise, fagarbeid og venting. Kundens avtale kan ha én prisregel, mens arbeidsavtale og lønnsoppsett har andre regler. Ikke bruk feltet «fakturerbar» som erstatning for lønnsart.
Et tenkt avstemmingsbilde
| Registrering | Prosjektkontroll | Lønnskontroll | Fakturakontroll |
|---|---|---|---|
| Fagarbeid | Riktig oppdrag og aktivitet | Avklart arbeidstidsgrunnlag | Timepris eller fast honorar |
| Reise | Formål og prosjekt | Avklart behandling | Avtalen med kunden |
| Intern gjennomgang | Riktig oppdrag | Ordinært grunnlag vurderes | Inngår ofte i oppdragets pris |
| Fravær | Ikke skjult prosjektarbeid | Riktig fraværsgrunnlag | Ikke kundearbeid |
Lønnsansvarlig bruker virksomhetens avtaler og gjeldende regler ved beregning av lønn og reise.
Finn forskjeller før kjøringen
Sammenlign samlet registrert tid med forventet registreringsgrunnlag og avklar mangler per person. Kontroller godkjente korreksjoner, fravær og timer på stengte prosjektkoder. Avvik må kunne behandles uten å slette opprinnelig historikk.
Prosjektlederen bør ikke måtte se unødvendige lønnsopplysninger for å godkjenne at arbeidet gjelder oppdraget. Del tilgang etter oppgaven.
Rett prosjekt, lønn og faktura på riktig sted
En sen retting kan påvirke én eller flere arbeidsflyter. Avklar hvilken før den sendes videre:
| Retting | Følg opp |
|---|---|
| Åtte timer ført på feil prosjekt, riktig lønnsgrunnlag | Flytt prosjektkostnaden med godkjenning; unngå ny lønnsutbetaling |
| Reise registrert med feil lønnsart | Lønnsansvarlig vurderer og korrigerer kjøringen etter faktisk grunnlag |
| Timer som allerede er kundefakturert viser seg feil | Korriger både kildegrunnlag og økonomisk krav kontrollert |
| Timer mangler, men måneden er avsluttet | Dokumenter dato, aktivitet og godkjenning; avklar periodebehandling |
Hvis systemene har ulike låseperioder, må noen eie hele rettingen. Det holder ikke at timeverktøyet viser riktig prosjekt hvis regnskapet fortsatt har den gamle kostnadsfordelingen.
Eksempel med åtte feilførte timer
En medarbeider har ført åtte timer på P-12 som gjelder P-21. Lønnen er allerede korrekt kjørt, men fakturagrunnlaget er ikke sendt. Prosjektleder bekrefter flyttingen, administrasjonen retter kildegrunnlaget og kontrollerer at timene finnes én gang på P-21 og null ganger på P-12. Fakturaansvarlig bruker det korrigerte grunnlaget. Det skal ikke opprettes en ekstra lønnslinje for å få prosjektet til å stemme.
Hvis timene var med i en sendt faktura, må korreksjonen i tillegg følge fakturaflyten. Behold opprinnelig referanse, rettingsårsak og godkjenning.
Gjør ukens registrering enkel
Bruk få aktivitetstyper som faktisk trengs: arbeid, gjennomgang, reise, intern tid og avklart fravær. Legg kunde-/endringsreferansen i egne felter der det er mulig. Det gjør det lettere å føre riktig uten å skrive fortrolige detaljer i timebeskrivelsen. Mål manglende godkjenninger før lønns- og fakturafristen fremfor å vente på etterfølgende opprydding.
Fast honorar trenger også timer
Selv om kunden ikke faktureres per time, trenger dere faktisk ressursbruk for å forstå lønnsomhet og restarbeid. Ikke press alle timer inn som fakturerbare bare for at oppdraget skal se lønnsomt ut.
Ved månedsslutt bør det være mulig å forklare forskjellen mellom prosjektets registrerte timer, lønnsgrunnlaget og timene som inngår i fakturering. Uforklarte differanser skal ha en eier og en plan for retting.