Kontroller import og eksport av prosjektgrunnlag

Beskriv formatet før uttrekket lages

Avklar kolonnenavn, datatyper, tegnsett, datoformat, desimalskilletegn og hvilke felter som er obligatoriske. Kunde- og prosjekt-ID-er er ofte tekst, selv når de bare består av sifre. Et regneark kan ellers fjerne ledende nuller eller endre lange identifikatorer.

Et lite filmanifest

Verdiene er eksempler på struktur. Bruk en egen versjon eller ID som er unik i virksomhetens faktiske prosess.

Avvis eller sett i karantene

Hvis prosjektkoden mangler på én linje, må dere vite om hele filen avvises eller om resten importeres. Begge kan fungere med riktig kontroll, men ukjent delvis import er farlig. Lag en avviksrapport som peker til linjen uten å eksponere unødvendig fritekst.

Rett ved kilden når det er mulig

En medarbeider som manuelt retter fem prosjektkoder i hver eksport blir et sårbart mellomledd. Finn hvorfor kildegrunnlaget er feil og dokumenter eventuelle nødvendige transformasjoner. Behold originalfil og behandlet versjon etter avtalt oppbevaringsrutine med passende tilgang.

Kvittering tilbake

Før filen merkes ferdig, avstem mottatt antall og beløp mot manifestet. Registrer faktura- eller mottaksreferanse. Ved ny kjøring må samme poster gjenkjennes, ikke bare få et nytt filnavn og nytt salgsgrunnlag.

For lavt volum kan dette være en god manuell løsning. For høyt volum er samme kontrollmodell et nyttig utgangspunkt for en senere integrasjon.