I denne veiledningen
Bestem historikkens rolle
Alt trenger ikke være operativt i det nye systemet. Skill åpne oppdrag, aktive kunder og uoppgjorte poster fra avsluttet historikk. Avklar hvordan historikken skal være lesbar og tilgjengelig etter at gammel leverandør er sagt opp.
En migreringsplan i tre lag
| Lag | Eksempel | Kontroll |
|---|---|---|
| Grunndata | Kunde, prosjekt, aktivitet | Unike ID-er og riktig part |
| Åpent grunnlag | Restkrav, forpliktelser og aktivt fakturagrunnlag | Avstemt per skjæringsdato |
| Historikk | Gamle rapportreferanser og økonomidokumentasjon | Gjenfinning og lesbarhet |
Avstem lønns- og regnskapssaldoer separat med de ansvarlige, i tillegg til prosjektuttrekket.
Prøveflytt før endelig stopp
Flytt et utvalg med vanskelige tilfeller: navneendret kunde, stengt prosjekt med sen kostnad, delbetalt faktura, endring og fremmed referanseformat. Sjekk tegnsett, desimaler, datoer og ledende nuller i identifikatorer.
Antall poster alene er ikke nok. Avstem beløp og sjekk noen enkeltposter fra kilde til mål og tilbake. Registrer feil før filen endres, så det er klart hva som ble rettet.
Avklar endringer i mellomtiden
Hvis gammel løsning fortsatt brukes etter prøveflytting, må nye og endrede poster håndteres ved endelig overgang. Lag en frysplan eller en dokumentert endringsinnhenting. Ellers kan samme ordre bli flyttet to ganger eller miste siste godkjenning.
Eksempel på åpningsgrunnlag med endring mellom uttrekkene
Prøveuttrekket viser en kundefaktura på 100 000 kroner ubetalt. Før den endelige overgangen betaler kunden 40 000. Den nye løsningen skal derfor ha et åpent krav på 60 000 ved skjæringsdatoen, med spor til den opprinnelige fakturaen og betalingen.
| Kontrollpunkt | Prøveuttrekk | Endelig grunnlag |
|---|---|---|
| Opprinnelig faktura | 100 000 kr | 100 000 kr |
| Registrert betaling | 0 kr | 40 000 kr |
| Åpent krav | 100 000 kr | 60 000 kr |
Hvis både hele prøveuttrekket og et nytt fullt uttrekk importeres som nye poster, oppstår duplikater. Hvis bare åpen saldo overskrives uten historikk eller referanse, kan dere miste forklaringen på differansen. Avklar om målløsningen skal motta dokumenthistorikken eller et kontrollert åpningsgrunnlag med separat lesbar historikk.
Se også på ufakturert arbeid
Et godkjent grunnlag på 50 000 kan ligge både i prosjektverktøyet og i en eksportmappe. Marker én eier og én overføringsstatus. Hvis det allerede ble fakturert etter prøveuttrekket, skal det ikke åpnes som ufakturert igjen ved overgang.
For laboratorier bør testen inneholde en delvis levert ordre og en rapportkorrigering. For forskning bør den inneholde én kostnad med prosjekt, arbeidspakke og finansieringsreferanse. Det viser om den viktige sammenhengen faktisk følger med, ikke bare om kundenavnet ble riktig.
Skal dere også bytte regnskapsfører?
Bruk en egen overtakelsesplan for åpne prosjekter. Systemleverandøren kan flytte data uten å overta lønns-, faktura- eller avstemmingsansvaret. Sett navn på disse oppgavene selv om begge endringer skjer samme uke.
Før ny løsning åpnes
Navngitt ansvarlig godkjenner åpningsgrunnlaget, avvikene og reserveplanen. Avklar når gammel løsning kan avsluttes, hvem som kan lese den og hvordan en nødvendig retting gjøres. Ikke si opp historikktilgang før gjenfinning faktisk er prøvd.