I denne veiledningen
Bestill en undersøkelse med en leveranse, ikke bare et feltlag
Et geologisk rådgivningsmiljø kan organisere undersøkelser med egne fagpersoner, en innleid feltleverandør og et eksternt laboratorium. Hver part har sin leveranse og kostnad. Kundens avtale må vise hva rådgiveren har påtatt seg: planlegging, feltoppfølging, bearbeiding og en avtalt rapport, samt hvilke forutsetninger som gjelder for området og tilkomsten.
Den fagansvarlige bestemmer undersøkelsesopplegg og behov for mer grunnlag. Prosjektlederen trenger samtidig et budsjett som viser hvem som bestiller ekstra arbeid, hvem som betaler og når en ny beslutning kreves. Innkjøpt feltutførelse og laboratoriearbeid blir ikke automatisk et ubegrenset viderefaktureringsgrunnlag.
Et tenkt oppdrag med åtte undersøkelsespunkter
Kunden bestiller en avgrenset undersøkelse med avtalt rapport til 180 000 kroner før mva. Planen omfatter én mobilisering. Intern tid beregnes i dette eksemplet med 600 kroner per time.
| Kostnadsdel | Plan | Kontrollgrunnlag |
|---|---|---|
| Egne fagpersoner, 60 timer | 36 000 kr | Timer på planlegging, oppfølging, bearbeiding og gjennomgang |
| Innleid feltleveranse | 80 000 kr | Bestilling med omfang og forutsetninger |
| Avklart analysepakke | 16 000 kr | Laboratorieordre og prøvereferanser |
| Direkte reiseutgifter | 8 000 kr | Reisegrunnlag på oppdraget |
| Samlet planlagt kostnad | 140 000 kr | Ikke samme beløp som fakturert eller betalt |
| Forventet prosjektbidrag | 40 000 kr | Honoraret minus planlagt kostnad, før øvrige felleskostnader |
Beløpene i regneeksemplet er før mva.
Når to punkter ikke er tilgjengelige
Seks punkter kan undersøkes på planlagt dag. De siste to krever ny tilkomst og ny utreise. Registrer hva som faktisk er utført og hvorfor resten venter. Ikke merk hele feltleveransen ferdig fordi laget har reist hjem.
Feltleverandøren gir en pris på 10 000 for det ekstra besøket. Egne fagpersoner trenger 12 ekstra timer, og reiseutgiften øker med 3 000. Den samlede merkostnaden er da 10 000 + 7 200 + 3 000 = 20 200 kroner.
Anta at kunden bestiller besøket med et tillegg på 18 000. Oppdatert honorar er 198 000 og forventet kostnad 160 200. Bidraget blir 37 800, mot opprinnelig 40 000. Tillegget er bestilt, men dekker ikke hele merkostnaden i dette eksemplet. Hvis tillegget ikke var bestilt, måtte inntektsrammen fortsatt stått på 180 000 mens kostnadsprognosen ble oppdatert.
Følg prøven gjennom kjøpet uten å kopiere hele faggrunnlaget
Bruk et referansekart som gjør kostnaden gjenfinnbar:
| Referanse | Hva den kobler |
|---|---|
| G-42 | Kundens oppdrag, honorar og prosjektkostnader |
| F-42-1 / F-42-2 | Første og andre feltbestilling |
| P-42-01 til P-42-08 | Fagmiljøets prøve-/punktreferanser |
| L-781 | Laboratoriets bestilling, prisgrunnlag og analyser |
| R-42, revisjon B | Rapportpakken som gjelder den avtalte leveransen |
En prøve kan utløse flere analyser. En ekstra analyse skal ha en bestilling og et avklart prisgrunnlag, ikke bare et nytt felt i fagloggen. Økonomien kan normalt bruke referansene og godkjente tjenestelinjer uten å motta rådata eller analyseverdier.
Sluttkontroll før siste fakturagrunnlag
Be feltleverandør og laboratorium bekrefte hva som er levert, fakturert og fortsatt gjenstår. Hvis analysepakken på 16 000 allerede inngår som bestilt restkostnad, flyttes den til faktisk kostnad når fakturaen kommer; den legges ikke på en gang til.
Avstem rapportleveransen, tillegget på 18 000, utførte timer og alle kjøpsreferanser. Merk hvilke milepæler som allerede er fakturert. Prosjektleder må også melde kjent restarbeid til regnskapsfører selv om kunden har betalt et forskudd eller en tidlig milepæl.
Bruk erfaringen i neste tilbud
Skill opprinnelig feltkostnad fra ekstra mobilisering, ny faglig undersøkelse og retting av eget arbeid. Se hvilke forutsetninger som manglet i tilbudet, og om budsjettet undervurderte bearbeiding eller gjennomgang. Det er mer nyttig enn å konkludere med at alle undersøkelser trenger et generelt risikopåslag.