I denne veiledningen
Følg prosjektøkonomi og betaling hver for seg
En avtalt fakturamilepæl kan komme før eller etter ressursbruken. Vis derfor avtalt inntekt, påløpte kostnader, forventet restarbeid, faktura og betaling i separate felt. Det er nødvendig både for prosjektstyring og for underlaget til regnskapsførers periodevurdering.
Et rådgiveroppdrag gjennom april og mai
Et tenkt oppdrag har fast honorar på 600 000 kroner før mva. Intern ressurskostnad beregnes her med 600 kroner per time. Prosjektet har også bestilte underkonsulentleveranser.
Ved utgangen av april er kostnaden hittil 240 000. Restarbeidet er beregnet til 300 interne timer og 80 000 i eksterne kjøp. Forventet restkostnad er dermed 180 000 + 80 000 = 260 000. Forventet samlet kostnad er 500 000, og prosjektbidraget før øvrige felleskostnader er 100 000.
Hele avstemmingen
| Prosjektfelt | April slutt | Bevegelse/vurdering i mai | Mai slutt |
|---|---|---|---|
| Avklart honorar | 600 000 kr | Uendret avtale | 600 000 kr |
| Kostnad hittil | 240 000 kr | 60 000 internt + 30 000 eksternt | 330 000 kr |
| Interne timer som gjenstår | 300 t | 100 utført, nytt restarbeid øker med 100 | 300 t |
| Eksterne kjøp som gjenstår | 80 000 kr | 30 000 blir faktisk kostnad, 20 000 tas ut av planen etter avklaring | 30 000 kr |
| Forventet restkostnad | 260 000 kr | 300 t × 600 kr + 30 000 kr | 210 000 kr |
| Forventet samlet kostnad | 500 000 kr | 330 000 + 210 000 | 540 000 kr |
| Forventet prosjektbidrag | 100 000 kr | Kostnadsøkning på 40 000 | 60 000 kr |
| Fakturert hittil | 200 000 kr | Avtalt milepæl på 150 000 sendes | 350 000 kr |
| Betalt hittil | 150 000 kr | Kunden betaler 150 000 | 300 000 kr |
| Åpent fakturakrav | 50 000 kr | 150 000 fakturert − 150 000 betalt | 50 000 kr |
De 30 000 i underkonsulentkostnad flyttes fra forventet kjøp til faktisk kostnad. De skal ikke ligge begge steder. Reduksjonen på 20 000 krever dokumentert avklaring; en manglende faktura er ikke i seg selv en reduksjon i forpliktelsen.
Hvorfor faller forventet bidrag?
Teamet har utført 100 timer i mai, men prosjektleder vurderer samtidig at 100 ekstra timer gjenstår utover den tidligere planen. Dette øker forventet intern kostnad med 60 000. Reduserte eksterne kjøp trekker kostnaden ned med 20 000. Netto øker forventet totalkostnad med 40 000.
Mer fakturering har ikke fjernet dette overforbruket. Den avtalte milepælen forklarer krav og likviditet, mens restestimatet forklarer lønnsomheten.
Et uavklart tillegg skal ikke dekke hullet på papiret
Anta at kunden samtidig vurderer et tillegg på 50 000. Det vises som en egen åpen sak med endrings-ID, bestiller, beslutningsstatus og ansvarlig oppfølging. Det inngår ikke som avklart honorar i tabellen før det faktisk er bestilt. Kostnader som allerede er påløpt må likevel være med.
Dette overleveres til regnskapsfører
Prosjektansvarlig leverer avtale og endringer, hva som er levert, gjeldende restestimat og hvorfor det er endret. Administrasjonen legger ved faktura-/betalingsreferanser, leverandørgrunnlag og kjente kostnader som ennå ikke er bokført. Tabellen dateres og godkjennes slik at neste måned kan avstemmes mot den samme statusen.
Forventet prosjektbidrag er et styringstall. Regnskapsfører vurderer inntektsføring, kostnadsperiodisering og eventuell tapsrisiko ut fra det konkrete oppdraget. Verken fakturert beløp, betalt beløp eller en gammel ferdigprosent alene er den vurderingen.
Ved neste avslutning oppdateres den samme oversikten med ny faktisk kostnad, nye kundebeslutninger og nytt restarbeid. Slik blir endringene forklarbare gjennom hele oppdraget.