I denne veiledningen
Ikke bruk ett felt for hele livsløpet
Et sertifikat kan være utarbeidet, besluttet, utstedt og sendt på forskjellige tidspunkt. En senere endring kan gjelde skrivefeil, nytt omfang eller en ny faglig vurdering. Hver hendelse har ulik økonomisk betydning.
Virksomhetens ordning og fagansvarlige bestemmer når et dokument kan utstedes, endres, suspenderes eller trekkes tilbake. Registrer grunnlaget og beslutningsreferansen sammen med dokumentversjonen.
En versjonshistorikk med egne beslutninger
| Hendelse | Spor i saken | Økonomisk vurdering |
|---|---|---|
| Første utstedelse | Sertifikat-ID, versjon og beslutningsreferanse | Avtalte aktiviteter/milepæler |
| Retting av skrivefeil | Ny versjon koblet til den gamle | Ikke automatisk nytt salg |
| Utvidet omfang | Bestilling, vurdering og ny beslutning | Avklart tilleggsgrunnlag |
| Opphør eller endret status | Faglig beslutning og berørte mottakere | Egen vurdering av åpne avtaleforpliktelser |
Ikke gjenbruk samme filnavn som eneste dokumentidentitet. En mottaker må kunne finne hvilken versjon som ble sendt og når.
Tenkt endring etter første faktura
Kunden har fått versjon 1 og betalt avtalt vurderingsarbeid. Kunden bestiller deretter et større omfang. Opprett en endringsordre og ny faglig behandling. Dersom versjon 2 bare er en skrivefeilretting, skal systemet derimot ikke opprette en ny standardfaktura ved publisering.
Det er bestillingen og prisavtalen, ikke antall sertifikatfiler, som bestemmer det kommersielle grunnlaget. Regnskapsmessig inntektsføring vurderes separat.
Test integrasjonens vanskelige hendelser
Send samme utstedelsesreferanse to ganger. Registrer en rettelse uten ny bestilling. Endre deretter omfang med et godkjent tillegg. Kontroller at økonomisystemet får henholdsvis ingen duplikat, ingen automatisk ekstra linje og ett riktig tilleggsgrunnlag.
Behold historikk med begrenset tilgang
Økonomien trenger normalt dokument-ID, avtalt tjeneste og godkjent beløp. Teknisk evidens og beslutningsbegrunnelser forvaltes i saks-/kvalitetsløsningen. En fakturatvist skal kunne undersøkes med nødvendige referanser uten å sende hele kontrollmappen som vedlegg.