I denne veiledningen
To beslutninger før tillegget utføres
Laboratoriet må først vurdere om analysen kan utføres på det mottatte materialet. Deretter må en person med bestillingsrett avklare pris og levering. Systemet bør ikke likestille «faglig anbefalt» med «bestilt».
Ved hasteordre må den som planlegger kapasitet se hva som forskyves. Et høyere gebyr skaper ikke flere instrumenttimer eller tilgjengelige gjennomgårer.
Eksempel på en endring i analysepakken
En kunde bestiller 12 standardanalyser og ber senere om fire tillegg. To kan tas fra samme materiale; to krever nytt uttak. Bruk separate linjer:
| Linje | Omfang | Avklaring |
|---|---|---|
| Opprinnelig ordre | 12 standardanalyser | Eksisterende avtale |
| Tillegg A | 2 fra mottatt materiale | Bestilling og ny frist |
| Tillegg B | 2 fra nytt materiale | Mottak og forutsetning før oppstart |
| Hastebehandling | Avklart del av ordren | Pris og realistisk leveringsløfte |
Beløp avtales ut fra faktisk prisliste eller tilbud. Tabellen innebærer ikke at slike tillegg alltid skal ha en bestemt pris eller kan gjennomføres.
Når kunden trekker et tillegg
Bruk avbestillingsoppgjøret når et tillegg trekkes etter oppstart. Registrer hvilke kostnader som er påløpt og hva avtalen sier om avbestilling. Ikke slett ordrelinjen hvis den allerede har utløst arbeid; behold beslutningshistorikken og avklar beløpet.
Kontroll før fakturagrunnlaget sendes
Sjekk at hver ekstra linje har en bestilling, og at antall ikke telles både som pakke og enkeltanalyse. Et hastegebyr skal heller ikke legges til to ganger fordi ordren ble oppdatert i både kundesystem og laboratorieløsning.
Følg andelen uavklarte tillegg som en driftsindikator. Mange etterfølgende diskusjoner kan bety at bestillingsflyten trenger bedre spørsmål, ikke at fakturaen trenger flere vedlegg.