I denne veiledningen
Når en «liten justering» flytter hele leveransen
Kunden ber om å flytte en sjakt etter at føringsveier er koordinert. Endringen påvirker tegning, beregning og kontroll hos flere fag. Et svar om at teamet «ser på det» sier ingenting om honorar eller tidsvirkning.
Opprett en endringspost med opprinnelig forutsetning, ny bestilling og berørte leveranser. Knytt timer til posten fra første vurdering. Da kan prosjektleder se hva som går til å utrede endringen, selv før kunden har tatt stilling til utførelsen.
Et enkelt endringsregister
| Felt | Tenkt innhold |
|---|---|
| ID og bestiller | E-07, kundens prosjektleder |
| Avvik fra avtalen | Ny føringsvei etter valgt løsning |
| Beregnet arbeid | 12 timer produksjon og 4 timer kontroll |
| Økonomi | Avtalt timepris eller nytt fast tillegg |
| Tidsvirkning | Levering forskyves etter avklart beslutningsdato |
| Status | Varslet, under vurdering, bestilt eller avslått |
Avtalen bestemmer hvordan varsling og bestilling skal skje. Registrer varsling, svar og bestilling på endringen.
Skille mellom fire typer arbeid
Kundebestilt utvidelse, ny ekstern forutsetning, intern feilretting og opprinnelig avtalt revisjon bør ha ulike årsaker. Ellers blir intern svikt sendt som tillegg, eller reelle kundeendringer borte i grunnbudsjettet. La en oppdragsansvarlig kontrollere årsaken før fakturagrunnlaget godkjennes.
Når arbeidet må begynne før prisen er ferdig
Få dokumentert hvem som kan beslutte dette, en avgrenset ramme og når ny beslutning må tas. Registrer timer mot endrings-ID uten å gjøre den til sikker fakturering. Oppdater kunden ved grensen, ikke først når hele tillegget er brukt.
Ved månedsslutt gjennomgås ubesvarte poster. Hver post skal ha neste handling og ansvarlig. En gammel e-posttråd uten beslutning bør aldri alene være grunnlaget for en faktura.