I denne veiledningen
En sluttrapport er ikke en avslutningskontroll
Prosjektmappen kan inneholde ferdige tegninger mens økonomien fortsatt mangler leverandørfaktura, godkjente tillegg eller kundens avklaring av et omtvistet beløp. Bruk en kort avslutningsliste med eier og dato for hver åpen sak.
Fire sider av avslutningen
| Område | Kontroll før lukking |
|---|---|
| Leveranse | Riktig versjon, mottaker og leveransereferanse |
| Salg | Alle avtalte milepæler, tillegg, krediteringer og tvister |
| Kostnad | Timelister, utlegg og eksterne forpliktelser |
| Videre arbeid | Avtalt oppfølging, tilgang og hvem som håndterer spørsmål |
Skill sluttlevert, økonomisk avklart og arkivert i prosjektstatusen. Ett avkrysningsfelt er for grovt hvis det samtidig stopper timeføring, fakturering og tilgang til historikk.
Eksempel med sen underkonsulentfaktura
Et oppdrag ser ut til å ha 80 000 kroner i bidrag. Det gjenstår imidlertid en bekreftet leverandørleveranse på 25 000 kroner og åtte interne timer til sluttdokumentasjon. Prosjektleder oppdaterer prognosen før ledelsen bruker marginen som mal for neste tilbud. Regnskapsfører får dokumentert underlag for eventuell periodisering.
Etterarbeid må ha en årsak
Når en kunde ringer to måneder etter levering, skill spørsmål om gammel leveranse fra ny bestilling og egen feilretting. Reåpning av prosjektet bør kreve en begrunnelse og en ansvarlig. Ikke før alt nytt arbeid på en gammel «diverse»-aktivitet.
Behold nødvendige økonomiske referanser og avtalehistorikk etter at tilganger ryddes. Arkivering betyr ikke at alle har full tilgang til alle fagfiler. En avklart kontakt og et dokumentert gjenfinningsspor gjør senere oppfølging enklere uten å holde hele prosjektet operativt.