I denne veiledningen
Avklar utgangen før oppsigelsen
Les avtale, oppsigelsesfrist, eksportmuligheter og betingelser for videre historikktilgang. Be leverandøren vise faktisk uttrekk, ikke bare bekrefte at «data kan eksporteres». Avklar også vedlegg, revisjonsspor, rapportreferanser og integrasjonsoppsett.
En exitliste som kan prøves
| Område | Test før stenging |
|---|---|
| Åpne prosjekter | Budsjett, restarbeid og godkjenninger kan finnes |
| Faktura og betaling | Åpne poster stemmer ved skjæringsdato |
| Kostnader | Leverandørfakturaer og prosjektfordeling er lesbare |
| Fagreferanser | Ordre og rapportversjon kan gjenfinnes |
| Tilganger | Eiere, personlige brukere og tekniske nøkler er avklart |
| Historikk | Utvalgte gamle saker kan forklares uten gammel support |
Hvilken dokumentasjon som må beholdes og hvor lenge vurderes med ansvarlige for regnskap, avtaler, forskning og personvern. Ikke bruk én vilkårlig oppbevaringstid for alle data.
Ta vare på sammenhengen
En mappe full av PDF-er er lite nyttig hvis prosjektnummer, kunde-ID og fakturanummer ikke kan knyttes sammen. Behold en lesbar referanseoversikt og dokumenter hva som ikke ble flyttet. Samtidig må tilgangen være begrenset til de som trenger den.
Steng i riktig rekkefølge
Godkjenn åpningsgrunnlag og historikk først. Stans gamle automatiske kjøringer, avklar ventende poster og roter eller avslutt integrasjonsnøkler. Fjern så brukere og tilganger etter planen. Kontroller at en gammel eksportjobb ikke fortsatt sender nye filer.
Siste avstemming
Sammenlign avslutningsgrunnlag i gammel løsning med åpningsgrunnlag i ny. Forklar forskjeller og registrer hvem som godkjente dem. Ikke la et leverandørbytte bli en anledning til å nullstille uavklarte restposter.