I denne veiledningen
Start ved kjøpet
Samle bestilling, faktura, leveringsdato, identifikasjon og ansvarlig. Vis hvilket foretak som eier utstyret, hvor det brukes og hvem som kjenner statusen. En delt kalender er ikke et fullstendig økonomisk register.
Regnskapsansvarlig vurderer aktivering, kostnadsføring og avskrivning etter faktisk situasjon og gjeldende regler. Denne guiden bruker ingen terskler eller avskrivningssatser.
To parallelle oversikter
| Regnskapsmessig oversikt | Operativ oversikt |
|---|---|
| Anskaffelse og eiendel | Instrument-ID og plassering |
| Bokført verdi og behandling | Tilgjengelighet og reservasjoner |
| Dokumenterte tilganger/avganger | Bruk på prosjekter |
| Avstemming | Service, avvik og ansvarlig |
Koble oversiktene med en stabil ID. Da kan økonomiansvarlig finne riktig utstyr uten å få tilgang til alle faglige måledata.
Et utstyrsskifte
Et gammelt instrument erstattes, men blir stående som reserve. Avklar om det fortsatt brukes, er ute av drift eller skal avhendes. Meld faktisk status til regnskapsansvarlig; ikke slett det fra registeret bare fordi det ikke lenger er førstevalg.
Ved salg eller kassasjon beholdes beslutning og dokumentasjon. Fagansvarlig håndterer tekniske forhold og eventuell datasletting etter avtalt prosess; økonomi håndterer den regnskapsmessige avgangen.
Unngå dobbelt fordeling
Hvis intern timesats allerede dekker utstyr, må samme kostnad ikke ukritisk legges til en gang til på prosjektet. Beskriv hva kalkylen omfatter. Vis også kostnad ved ledig kapasitet separat hvis formålet er å forstå utnyttelsen.
Ved månedlig eller periodisk kontroll sammenholdes register, faktiske instrumenter og registrert bruk. Uforklarte forskjeller bør løses mens den ansvarlige kjenner hendelsen, ikke først under årsavslutningen.