I denne veiledningen
Samme instrument, flere formål
Et instrument brukes i oppdragsforskning, et støttet prosjekt og intern metodeutvikling. Dere trenger en brukslogg som viser prosjekt, periode og ressursbruk. Avklar også hvordan oppsett, service og ledig kapasitet skal vises i den interne kalkylen.
En enkel bruksfordeling
Anta 100 registrerte brukstimer i en måned. Prosjekt A bruker 45, prosjekt B 35 og internt metodearbeid 20. Det gir en intern fordeling på 45, 35 og 20 prosent av det valgte kostnadsgrunnlaget. Hvis instrumentet samtidig har vært reservert uten bruk, bør dette vises separat.
| Grunnlag | Hvem må avklare? |
|---|---|
| Teknisk egnethet og bruk | Fagansvarlig |
| Intern kostnadsmodell | Økonomi og driftsansvarlig |
| Regnskapsmessig eiendel og kostnad | Regnskapsansvarlig |
| Tillatt finansieringskostnad | Prosjektansvarlig mot avtale/vilkår |
Fordelingen er bare et eksempel. Prosjektets faktiske avtale bestemmer hvilket kostnadsgrunnlag som eventuelt kan rapporteres.
Unngå dobbel belastning
Sjekk om service, personell eller forbruk allerede er med i en intern sats før de også føres direkte på prosjektet. Marker hva satsen omfatter og hvilken periode beregningen gjelder. Behold en forklaring når modellen endres.
Kjøp eller tilgang fra partner
Ved leie, kjøp av analysetjeneste eller bruk hos partner må dere avklare leveranse og rolle. Det er ikke samme hendelse som bruk av eget instrument. Behold bestilling og dokumentasjon på faktisk kostnad, og sjekk finansieringsvilkårene før rapportering.
Ved prosjektavslutning bør bruksloggen være avstemt og lesbar. Den skal kunne forklare fordelingen uten at prosjektleder må gjenskape instrumentplanen fra gamle kalenderinvitasjoner.