I denne veiledningen
Begynn med åpne poster
Bruk fakturaoversikten til å se hva som er sendt og ubetalt. Match bankbevegelser mot faktura, kunde og eventuell betalingsreferanse. Se også på forskudd, samlet betaling av flere fakturaer og utenlandske gebyrer der det faktisk er relevant.
Et tenkt innbetalingsbilde
| Faktura | Krav | Mottatt | Gjenstår |
|---|---|---|---|
| 101 | 120 000 kr | 120 000 kr | 0 kr |
| 102 | 80 000 kr | 50 000 kr | 30 000 kr |
| 103 | 40 000 kr | 0 kr | 40 000 kr |
Kunden har betalt 170 000 kroner, men åpne krav er 70 000. Hvis innbetalingen på 50 000 gjelder noe annet enn faktura 102, må matchingen avklares før restkravene brukes i oppfølgingen.
Hold uavklarte beløp synlige
En betaling uten tydelig referanse skal ikke tilfeldig legges på den eldste fakturaen hvis dette gir feil bilde. Sett en ansvarlig til å finne grunnlaget. Behold dato og beløp i en avviksliste, og la regnskapsansvarlig avgjøre korrekt behandling.
Ved kundetvist skiller dere mellom om fakturaen er feil og om kunden bare betaler sent. Det første kan kreve korreksjon; det andre krever betalingsoppfølging. Ikke la en betalingspåminnelse bli en erstatning for å besvare en faktisk innsigelse.
Gjør betalingsoppfølgingen konkret
Bruk de 70 000 i åpne krav fra eksemplet til å lage en kort arbeidsliste. Hvert beløp trenger en forklaring, eier og dato for neste kontakt.
| Restkrav | Avklart årsak | Neste handling |
|---|---|---|
| 30 000 på faktura 102 | Kunden har betalt en del, men ingen annen avtale er dokumentert | Avklar om resten er forsinket, bestridt eller omfattet av en faktisk betalingsavtale |
| 40 000 på faktura 103 | Ukjent | Sjekk mottaker, referanse og om fakturaen er mottatt før videre oppfølging |
Hvis kunden viser til en manglende leveranse, må prosjektansvarlig svare på denne saken. Hvis fakturaen har feil bestillingsnummer, rettes grunnlaget etter kontrollert rutine. Hvis kunden bare betaler senere, behold avtalen og følg den faktiske planen.
Ikke gi automatisk rabatt eller kreditering bare for å få åpne poster ned. Regnskapsfører trenger egen dokumentasjon for vurderinger av tap og behandling av krav. En gammel forfallsdato alene forteller ikke hvorfor beløpet står ubetalt.
Utbetalinger må avstemmes også
Kontroller at godkjent leverandørbetaling faktisk er gjennomført, og at en avvist bankbetaling ikke ser ferdig ut i prosjektoversikten. Ved tilbakebetaling til kunde beholdes koblingen til kreditgrunnlag og opprinnelig krav.
Avslutt perioden med en avstemt bank og forklarte restposter. Prosjektledelsen trenger deretter en egen oversikt over forventet fakturering og gjenstående arbeid; bankavstemmingen svarer ikke på disse spørsmålene.