I denne veiledningen
Velg skjæringsdato før dere flytter arbeidsoppgavene
Et bytte gjelder mer enn bokførte saldoer. Prosjektlederne kan ha godkjente timer som ikke er fakturert, bestilte underkonsulenter som ikke har sendt regning, og en måned som er bokført uten fullført prosjektvurdering. Avtal hvilken dato som skiller gammelt og nytt ansvar, og hvem som ferdigstiller perioden før datoen.
Bytte av regnskapsfører og bytte av system kan gjennomføres samtidig, men er to forskjellige endringer. Hvis dagens system fungerer, kan det være enklere å beholde det gjennom den første avstemmingen. Vurder systemet mot behovet, ikke bare mot leverandørskiftet.
Overlever en prosjektpakke, ikke bare en saldobalanse
| Grunnlag | Det nye teamet må kunne kontrollere |
|---|---|
| Åpne prosjekter | Kunde, avtale, fase, ansvarlig og status |
| Timer og ordre | Hva som er godkjent, sendt til faktura eller fortsatt venter |
| Kundekrav | Faktura, delbetaling, tvist og avtalt oppfølging |
| Leverandører | Bokførte kostnader og kjente gjenstående forpliktelser |
| Periodevurderinger | Underlag og metode for tidligere vurdert uavsluttet arbeid |
| Lønn og utlegg | Hvilken kjøring som er ferdig, og hva som gjenstår |
| Systemtilgang | Roller, eksport og navngitte eiere av integrasjonene |
Vurder også hvilke rapporter, avtaler og fagreferanser som må kunne gjenfinnes etter at gamle tilganger er stengt.
Eksempel på et bytte midt i et oppdrag
Et tenkt kontor har fakturert 300 000 kroner av et avtalt honorar på 600 000. Godkjent fakturagrunnlag på 50 000 venter på utsendelse. Prosjektlederen kjenner også til en underkonsulentkostnad på 35 000 som ennå ikke er fakturert.
Den nye regnskapsføreren må se tre forskjellige opplysninger: eksisterende krav, grunnlag for et nytt krav og en kjent kostnadsforpliktelse. Hvis de 50 000 både faktureres av gammel og ny arbeidsflyt, blir kunden belastet to ganger. Hvis de 35 000 utelates, blir prosjektbildet for godt.
Gi overført fakturagrunnlag en referanse og kvitter for hvem som tar det videre. Be prosjektleder bekrefte gjenstående arbeid og kjente kostnader. Regnskapsfører vurderer nødvendig behandling på dette grunnlaget.
Hvem gjør hva i overgangsuken?
Avtal konkret hvem som mottar nye bilag, godkjenner timer, kjører lønn, sender faktura og avstemmer betaling. Beskriv også hvem som besvarer spørsmål om den siste gamle perioden. Et oppsigelsesbrev løser ikke disse oppgavene.
Godkjenn første månedsavslutning
Prøv tre spor: en gammel delbetalt faktura, en ny faktura fra overført grunnlag og en sen leverandørkostnad. Kontroller at alle finnes på riktig prosjekt og at åpningsgrunnlaget stemmer. Deretter kan unødvendige gamle tilganger fjernes.
Vil dere ha hjelp med byttet, kan dere kontakte Tinel. Dere trenger i første omgang bare å si hvilket system dere bruker og når dere ønsker overtakelse.