I denne veiledningen
Bestilling, mottak og faktura må møtes
Den som bestilte en analyse eller underkonsulenttjeneste bør bekrefte om den avtalte leveransen er mottatt. Regnskapsansvarlig kontrollerer blant annet fakturagrunnlaget, kontering og periode. Betalingsfullmakt er en egen beslutning.
En enkel kontrollrekkefølge
- Finn bestilling eller avtale og riktig juridisk leverandør.
- Kontroller hva som faktisk er levert og eventuelle avvik.
- Sjekk beløp, prosjekt, aktivitet og periode.
- Skill uavklart del fra godkjent del etter avtalt rutine.
- Godkjenn betaling og avstem den mot banken.
Ved endret bankkonto eller uvanlige betalingsinstruksjoner må endringen verifiseres gjennom en kjent kontaktkanal. Ikke bruk bare kontaktinformasjon fra den nye betalingsbeskjeden.
Eksempel på en samlefaktura
En ekstern leverandør fakturerer 90 000 kroner for tre oppdrag. Hvis hele beløpet føres på det sist opprettede prosjektet, blir to marginer for høye og én for lav. Be om referanser som gjør en saklig fordeling mulig, og behold grunnlaget for fordelingen.
| Prosjekt | Avklart leveranse | Avklart beløp |
|---|---|---|
| A | Analysepakke | 30 000 kr |
| B | Feltbistand | 45 000 kr |
| C | Dokumentgjennomgang | 15 000 kr |
Beløpene er et tenkt fordelingseksempel før eventuell avgiftsbehandling.
Sene kostnader og forskudd
En faktura som kommer etter kundens sluttfaktura er fortsatt relevant for prosjektresultatet. Be prosjektleder melde utestående forpliktelser før lukking. Et leverandørforskudd viser på sin side en betaling før leveransen er ferdig; det må ikke uten videre brukes som mål på utført arbeid.
Ved avvik behold fakturaen og saken med ansvarlig oppfølging. Ikke la dokumentet forsvinne i en personlig innboks mens forfallsdatoen nærmer seg.