I denne veiledningen
Bestill en leveranse med en tydelig grense
«Bistand geoteknikk» er et svakt innkjøpsgrunnlag. Angi hvilke undersøkelser eller vurderinger som inngår, input som dere leverer, avtalt resultatformat, prisgrunnlag og hvordan endringer skal godkjennes. Skill faglig leveranseansvar fra deres egen koordinering.
Eksempel med gjenstående kjøp
Et rådgiverprosjekt har 150 000 kroner i avtalte underkonsulentkjøp. Fakturaer på 90 000 er mottatt. Leverandøren har bekreftet at resten av avtalen gjenstår uendret. Prosjektet har derfor ikke 60 000 kroner i ledig budsjett; det har en gjenstående forpliktelse på 60 000.
| Kontroll ved månedsavslutning | Hva du ser etter |
|---|---|
| Bestilt | Samlet ramme og endringer |
| Levert | Mottatte, kontrollerte deler |
| Fakturert | Bokførte leverandørfakturaer |
| Gjenstående | Bekreftet arbeid og forventede tillegg |
Gjennomgang koster også tid
Legg inn egen tid for mottak, grensesnittkontroll og oppfølging. En billig ekstern leveranse kan gi et dyrt totalarbeid hvis inngangsdata er uklare eller resultatet krever omfattende omarbeiding. Beregn total forventet kostnad, ikke bare leverandørens pris.
Hvis underkonsulenten arbeider på timer, avtal hvilken aktivitet timer skal spesifiseres på og hvor ofte forbruk meldes. La den som bestiller tillegg være navngitt. En e-post fra en medarbeider uten bestillingsfullmakt skal ikke bli en uoppdaget ny kostnadsramme.
Før kunden får sluttfaktura
Innhent status fra leverandørene. Er alt arbeid utført, er alle fakturaer mottatt, og finnes det uavklarte endringer? Økonomiansvarlig trenger svarene før sluttresultatet vurderes. Regnskapsmessig periodisering avtales med regnskapsfører på grunnlag av dokumentert status.
Ikke hold tilbake faglig informasjon for å løse en økonomisk uenighet. Håndter leveranseavvik og fakturaavvik som synlige, koblede saker.
Er behovet tilbakevendende, bruk sammenligningen av egen bemanning og kjøpt leveranse før en midlertidig løsning videreføres.