I denne veiledningen
Registrer hva kunden faktisk har besluttet
En utsatt avklaring, en midlertidig pause og en avbestilling er ulike situasjoner. Oppdragsansvarlig må dokumentere kundens melding, hvilket arbeid som stoppes og hvem som kan bestille videre arbeid. Avtalen bestemmer hvilke krav og forpliktelser partene har; ikke la kalenderstatusen avgjøre dette.
Gi teamet en konkret beskjed om hva som skal avsluttes, sikres eller fortsatt utføres. Arbeid som fortsetter for å «holde fremdriften» kan bli en uavklart kostnad hvis kunden har stoppet bestillingen.
Lag et stoppbilde
| Område | Status ved stopp |
|---|---|
| Leveranse | Ferdig versjon, utkast og det som gjenstår |
| Timer og kostnader | Utført arbeid og utlegg frem til stoppdato |
| Eksterne kjøp | Hva som kan avbestilles, allerede er levert eller fortsatt forplikter |
| Fakturering | Sendte krav, godkjent grunnlag og eventuelle uenigheter |
| Bemanning | Hvilke ressurser som kan frigjøres og eventuelt er reservert |
| Ny oppstart | Hvilke forutsetninger som må kontrolleres på nytt |
Eksempel med et bestilt underkonsulentoppdrag
Kunden stanser et rådgiverprosjekt. Det er brukt 80 interne timer, og en underkonsulentbestilling er på 50 000 kroner. Leverandøren bekrefter at 20 000 gjelder utført arbeid og at resten kan avbestilles uten ny kostnad. I dette tenkte tilfellet er den kjente leverandørkostnaden 20 000, ikke null og ikke automatisk hele bestillingen.
Behold bekreftelsen og oppdater prosjektprognosen. Om kunden skal betale denne kostnaden og eget arbeid, må avklares mot avtalen og bestillingen. Ikke opprett en sluttfaktura på et antatt beløp bare for å lukke prosjektet.
Hva skjer med de reserverte medarbeiderne?
Se på oppgaver som faktisk kan flyttes, nødvendig kompetanse og løfter til andre kunder. Ledig tid etter en pause er ikke det samme som en refusjonspliktig kostnad hos kunden. Vis direkte prosjektkostnad og ledig kapasitet separat i ledelsesoversikten.
Hvis kunden kjøper tilgjengelighet gjennom en rammeavtale, må denne delen av avtalen vurderes særskilt. Unngå å telle samme reserverte time både som betalt tilgjengelighet og som et nytt ubestilt tillegg.
Avklar ny oppstart før teamet går videre
Kontroller om teknisk grunnlag, priser, ressurser eller leveringsplan er endret. Oppdater restestimatet fra dagens situasjon, og registrer eventuell ny bestilling. Prosjektleder bør se hvilken del som er normal videreføring og hvilken del som skyldes ny mobilisering eller nye forutsetninger.
Ved endelig opphør brukes en avslutningsliste med åpne kostnader, krav, dokumenttilgang og navngitt ansvar for etterfølgende spørsmål. En lukket prosjektkode skal ikke slette grunnlaget for det som ble levert eller fakturert.