I denne veiledningen
Behold flere beløp enn bankens nettobeløp
Et forskningsmiljø kan betale en utenlandsk partner eller motta royalty fra en lisensmottaker. Lag et spor fra avtale og krav til originalvaluta, faktisk overføring og bokført beløp. Et kontoutdrag i kroner forklarer ikke alene hva som ble oppgjort.
Grunnlaget for avstemming
| Underlag | Hva det forklarer |
|---|---|
| Avtale/faktura/avklart partneroppgjør | Hva betalingen gjelder |
| Originalbeløp og valuta | Kravets avtalte størrelse |
| Bankkvittering og dato | Hvem som betalte hvem, og hva som ble sendt/mottatt |
| Gebyrspesifikasjon | Dokumentert forskjell mellom sendt og mottatt beløp |
| Kursgrunnlag | Hvordan beløpet er omregnet i den aktuelle oversikten |
| Eventuell tilbakeholdelse | Hvilket beløp som holdes tilbake og på hvilket dokumentert grunnlag |
Regnskapsansvarlig må avklare korrekt valutabehandling. Skatteetatens omtale av bokføring og valuta peker til reglene; ingen bestemt omregningsmetode for alle tilfeller forutsettes her.
Et avstemmingseksempel
Kravet er 10 000 euro. Banken viser mottatt 9 970 euro og dokumenterer et gebyr på 30 euro. Det gir en forklaring på differansen, men hvem som bærer gebyret må fortsatt vurderes mot avtalen. Uten gebyrdokumentasjon bør de 30 euroene stå som uavklart differanse, ikke automatisk som rabatt.
En kurs på 11,50 ville gitt et illustrativt krav på 115 000 kroner. Betalingsdagens faktiske bankoppgjør kan gi et annet kronebeløp uten at eurokravet er endret.
Ikke forveksle tilbakeholdelse med gebyr
Hvis kunden sier at et beløp er holdt tilbake som skatt, be om dokumentasjon og få rett skatte-/regnskapskompetanse til å vurdere saken. Nettobeløpet på konto avgjør ikke alene om restkravet kan lukkes.
Eget spor ved prosjektfinansiering
En finansieringskilde kan kreve et annet dokumentert omregningsgrunnlag enn bankens. Vis broen mellom original kostnad, bokført beløp og rapportert beløp etter den konkrete avtalen. En overføring til partner er ikke i seg selv dokumentasjon på partnerens støtteberettigede kostnad.