Kontroller partnerkostnader i forskningsprosjektet

Tre roller som ikke bør blandes

En prosjektpartner kan bidra med egne aktiviteter og kostnader. En underleverandør leverer et kjøpt oppdrag. Koordinatoren kan håndtere samlet rapportering og videre utbetaling. Rollefordelingen må leses fra prosjektavtalene, ikke antas ut fra navnet på virksomheten.

Eksempel på dobbeltelling

En ekstern analyse på 40 000 kroner ligger både i partnerens prosjektoppstilling og som leverandørfaktura hos prosjektansvarlig. Hvis begge beløp summeres i samme finansieringsrapport uten avklaring, kan kostnaden bli telt to ganger. Behold referanser til hvilken parts kostnad og rolle som rapporteres.

Hva som skal rapporteres og dokumenteres, følger av konkret finansieringsavtale.

Skill rapport og betaling

Et godkjent kostnadsgrunnlag betyr ikke nødvendigvis at samme beløp skal utbetales umiddelbart. Vis partnernes rapporterte grunnlag, avklart finansiering og faktiske overføringer hver for seg. Avstem utbetalinger mot bank og avtalte fordelinger.

Manglende partnergrunnlag

Sett frist og ansvarlig før samlet rapportering. Hvis en partner ikke leverer, skal mangelen være synlig; ikke bruk sist periodes beløp som om det var oppdatert. Prosjektansvarlig må avgjøre neste steg etter avtalen.

Be om nødvendig økonomisk dokumentasjon gjennom en avtalt kanal. Ikke samle partnernes person- eller forskningsdata i en felles mappe bare for å gjøre avstemmingen enklere.

Endrede arbeidspakker må forklares før sluttregnskapet låses

En samlet prosjektsum kan stemme selv om fordelingen er feil. I et annet tenkt prosjekt er kostnadene fordelt slik:

Avklar hvorfor arbeidet har flyttet seg, og om kontrakten krever en godkjent endring. Samme total gir ikke automatisk rett til å endre aktivitets- eller partnerfordelingen.

I WP2 ligger 15 000 i dokumentert bruk av en delt fasilitet. Beløpet inngår allerede i de 70 000 og skal ikke legges på en gang til fra fasilitetens samleoppstilling. Behold brukerordre, bruksgrunnlag, vert/leverandør og bilagsreferanse. Kontroller også at samme bruk ikke rapporteres som både partnerens egen kostnad og prosjektansvarligs kjøp uten avklart grunnlag.

Rettighetsinntekt er et annet spor enn partnerkostnaden

Hvis prosjektresultatet senere gir en lisensbetaling på 12 000 kroner, må avtalepart, periode og fordelingsavtale styre behandlingen. Den skal ikke automatisk trekkes fra testkostnaden eller inngå som en ny støtteutbetaling. Avklar konkret om finansieringsavtalen krever informasjon eller annen behandling av slike inntekter.

Knytt lisensoppgjøret til rettighetsavtalen, og fasilitetens bruk til riktig kostnadsgrunnlag. Sluttpakken skal kunne vise disse forbindelsene uten at samme beløp brukes flere ganger.

Prosjektansvarlig godkjenner forklaringer og kontraktsavklaringer. Økonomiansvarlig avstemmer tall og dokumentasjon. Behold uavklarte poster med eier og neste handling fremfor å fylle inn et antatt beløp for å få rapporten ferdig.

Sluttoppgjør er en egen avstemming

Be partneren bekrefte siste periode, korrigerte kostnader og åpne forpliktelser. Frys en datert oppstilling som viser hva som inngår i rapporten, hvilke poster som er uavklart, og hvem som eier neste avklaring.

Anta at et kontrollert sluttgrunnlag viser 150 000 kroner i partnerkostnader. Den konkrete avtalen og avklarte finansieringen gir en endelig overføring på 90 000, hvorav 75 000 allerede er betalt. Da gjenstår 15 000 til betaling, ikke 150 000 eller 90 000.

Behold betalingsbevis og rapportgrunnlag hver for seg. Hvis oppgjøret skjer i annen valuta, bruk et eget avstemmingsspor for utenlandsbetaling. En korreksjon i partnerens kostnader må undersøkes mot rapport og avtalt oppgjør; den skal ikke automatisk bli en ny full utbetaling.