I denne veiledningen
Start med formålet for hvert felt
Spør hva opplysningen brukes til hos mottakeren. Et rapportnummer kan være tilstrekkelig til å finne leveransen, mens resultatverdi eller deltakernavn ikke bidrar til å kontrollere prisen. Ikke kopier hele fagposten fordi eksporten gjør det enkelt.
Dette er et praktisk oppsett for begrenset dataflyt. Forsknings-, personvern- og avtaleansvarlig må vurdere virksomhetens konkrete plikter og behandlingsgrunnlag.
Et feltkart
| Kildeopplysning | Økonomisk behov | Praktisk valg |
|---|---|---|
| Prøveinnhold og resultat | Normalt ikke prisgrunnlag | Behold i fagverktøy |
| Rapportreferanse | Spor til levert tjeneste | Overfør avklart ID |
| Tegningsfil | Normalt ikke nødvendig i regnskapet | Referanse til leveransepakke |
| Forskningsdeltaker | Ikke generell prosjektfakturaopplysning | Bruk nødvendig intern referanse |
| Tjenestelinje og antall | Grunnlag for beløp | Overfør etter godkjenning |
Vurder også fritekst. Et ufarlig feltnavn som «beskrivelse» kan inneholde sensitive eller fortrolige detaljer som brukeren har skrevet inn.
Tilgang følger oppgaven
Fakturaansvarlig trenger kundereferanser og godkjente økonomilinjer. Faglig gjennomgår trenger andre data. Prosjektleder kan trenge samlet kostnad uten individuelle lønnsdetaljer. Beskriv rollene med faktiske handlinger fremfor bare «bruker» og «administrator».
Test hva som havner i logger og e-post
En feilrapport kan utilsiktet sende hele datasettet til support. Bruk tekniske referanser og avgrenset feilmelding som standard. Hvis mer underlag trengs, avtal egnet kanal, formål og tilgang først.
Når en integrasjon avsluttes eller en medarbeider slutter, rydd tilgang til både kilden, uttrekksmapper og eventuelle lokale kopier. Ikke anta at en deaktivert konto også fjernet alle tidligere eksportfiler.