I denne veiledningen
Lag en rolleoversikt med handlinger
En rolle bør si hva brukeren kan lese, endre, godkjenne og eksportere. Det gjør det lettere å fjerne rettigheter som ikke lenger trengs. Unngå at alle må bli administratorer bare for å rette en prosjektkode.
Et enkelt rollekart
| Rolle | Typisk behov | Bør avklares separat |
|---|---|---|
| Prosjektleder | Prosjektstatus, timer og kostnader | Individuelle lønnsdetaljer |
| Faglig gjennomgår | Faglig grunnlag og leveransestatus | Betalingsgodkjenning |
| Fakturaansvarlig | Godkjente linjer, avtale og referanser | Rå forsknings-/prøvedata |
| Teknisk drift | Tilkobling, status og nøkkelbytte | Faglig eller kommersiell godkjenning |
Tilpass rollene til virksomheten og kontroller faktisk systemstøtte. Prøv at hver rolle faktisk kan gjøre de nødvendige oppgavene.
Ved en ny medarbeider
Avtal hvem som bestiller tilgangen, hvem som godkjenner og hvilke prosjekter som inngår. Test en nødvendig oppgave og en oppgave brukeren ikke skal kunne gjøre. Registrer dato og ansvarlig.
Ved rollebytte eller fratreden
Overfør åpne godkjenningsoppgaver og navngitt prosjektansvar før kontoen stenges. Kontroller tilganger i fagverktøy, økonomi, fellesmapper, integrasjoner og supportportaler. Behold nødvendig historikk om tidligere godkjenninger selv om brukeren ikke lenger kan logge inn.
Tekniske nøkler kan være opprettet av en personlig konto. Finn hvilke flyter som vil stoppe før kontoen fjernes, og avklar nøkkelrotasjon med systemansvarlig. Ikke kopier nøkler inn i overleveringsdokumentet.
Periodisk kontroll
La ansvarlig bekrefte at aktive brukere og fullmakter fortsatt er riktige. Se spesielt etter midlertidige konsulenter, utdaterte prosjektgrupper og eksporttilgang. Kontrollen skal føre til konkrete rettinger, ikke bare et signert regneark som ingen følger opp.
Tilgangsbyttet bør følge en overlevering av løpende kundeoppdrag. Da vet den nye ansvarlige hva som skal gjøres med oppgavene tilgangen åpner.