I denne veiledningen
Kundens oppdrag skal fortsette mens ansvaret flyttes
Ved ferie, fratreden, vekst eller intern omfordeling kan en ny prosjektleder overta et arbeid som allerede er i gang. Mapper og systemtilgang er bare deler av overleveringen. Kunden kan ha fått løfter i møter, leverandøren kan vente på en avklaring, og økonomien kan ha stoppet en faktura av en grunn som ikke står i prosjektplanen.
Sett en dato for når ansvaret går over. Avklar hva avtroppende prosjektleder ferdigstiller, hva den nye overtar og hvem som følger opp spørsmål i overgangsperioden. Fortell kunden hvem som er kontakt for leveranse, bestilling og økonomiske avklaringer.
Lag et oppdragsbilde som kan leses på ett møte
| Tema | Dette bør ny prosjektleder kunne svare på |
|---|---|
| Avtale | Hva er bestilt, til hvilken pris og med hvilke forutsetninger? |
| Leveranse | Hvilken versjon gjelder, hva er akseptert og hva gjenstår? |
| Kunde | Hvem kan bestille tillegg og hvem gir nødvendige avklaringer? |
| Ressurser | Hvem gjør resten, og hvilke perioder er allerede reservert? |
| Innkjøp | Hva er bestilt, mottatt, fakturert og fortsatt åpent? |
| Økonomi | Hva er fakturert, betalt, omtvistet eller klart til utsendelse? |
| Neste beslutning | Hva må skje, hvem eier det og når må det være avklart? |
Pek til dokumentene som forklarer statusen. Et oversiktsark skal gjøre det mulig å finne riktig avtale og rapport, uten å kopiere hele prosjektarkivet.
Bruk en oppdragsgjennomgang til å finne hullene
I et regneeksempel har et oppdrag honorar på 500 000 kroner. Det er sendt fakturaer på 300 000, og kunden har betalt 250 000. Godkjent grunnlag på 50 000 venter på utsendelse. Et mulig tillegg på 40 000 er diskutert, men ikke bestilt.
Den nye prosjektlederen må skille fire ting: 50 000 i ubetalt fakturert krav, 50 000 som skal faktureres, 150 000 av opprinnelig honorar som ennå ikke er frigitt, og et uavklart tillegg på 40 000 utenfor avtalt honorar. Summen av fakturert, klart grunnlag og resterende opprinnelig honorar er fortsatt 500 000.
Et eksternt kjøp har en samlet bestilling på 80 000. Fakturaer på 50 000 er mottatt, og leverandøren bekrefter 30 000 i restleveranse. Ta med restkjøpet én gang i prognosen. Ny prosjektleder skal ikke tolke manglende faktura som ledige penger.
La den som overtar forklare dette tilbake og vise dokumentasjonen. Hvis partene kommer til ulike tall, avstem forskjellen før ansvarsskiftet kvitteres ut.
Overlever fagets egne åpne oppgaver
I et feltoppdrag må ny leder finne ventende tilkomst, nye utreiser og riktig datasettversjon. På laboratoriet må prøveordrer, avbestillinger og rapportstatus være synlige. I forskning må rapportfrister, partnergrunnlag og gjenstående dataarbeid ha en eier. Skriv den faktiske neste handlingen, ikke bare «følges opp».
En uløst kundediskusjon blir ikke borte ved personbyttet. Behold dato, hva partene er uenige om og hvem som skal ta neste samtale. Skill økonomisk uenighet fra arbeid som må fullføres.
Prøv én neste leveranse og én neste faktura
La ny prosjektleder finne grunnlaget for den neste kundeleveransen og gjøre fakturagrunnlaget klart sammen med administrasjonen. Kontroller at de åpne tilleggene verken blir glemt eller sendt som om de var bestilt. Se faktura og korrigering for kontrollpunktene.
Avslutt overleveringen med en kort liste over gjenstående spørsmål og navn på den som løser hvert punkt. Se på listen i første ordinære prosjektmøte etter byttet. Da blir overleveringen en del av driften og ikke en mappe som bare avtroppende medarbeider visste hvordan skulle brukes.