I denne veiledningen
Samle kunder som har samme beslutningstaker
Et kontor kan ha mange prosjektnumre og likevel være avhengig av én kjøper. Hvis fem oppdrag bestilles av samme kunde eller følger samme budsjettbeslutning, bør ledelsen kunne se dem samlet. Behold juridisk fakturamottaker per ordre, men legg til en tydelig kundegruppe i ledelsesoversikten.
For et laboratorium kan noen få store seriekunder fylle instrumentene. I et forskningsmiljø kan ett finansiert program bære mange ansatte. I begge tilfeller trenger dere å vite hva som skjer når volum, oppstart eller finansiering endres.
Bruk fire bilder av avhengigheten
| Oversikt | Hva den hjelper dere å se |
|---|---|
| Omsetning per kundegruppe | Hvor inntektene faktisk kom fra |
| Bestilt oppdragsreserve | Hvem som fyller neste periode |
| Åpne kundekrav og ventende milepæler | Hvor pengene er bundet nå |
| Bundet kapasitet og kostnad | Hva som fortsetter dersom kunden stopper |
Definer perioden og hva som inngår før tallene sammenlignes. Bestilte restleveranser og usikre tilbud skal stå hver for seg. Bruk gjerne de siste tolv månedene sammen med kommende kvartal, slik at én stor avslutning ikke skjuler neste periodes avhengighet.
Et kundeeksempel med ulike risikobilder
Et rådgivningsmiljø har i et regneeksempel 10 millioner kroner i årlig omsetning. Kunde A står for 4 millioner, altså 40 prosent. Det neste kvartalet er bestilt oppdragsreserve 2 millioner, hvor A står for 1,2 millioner. Avhengigheten i den bestilte reserven er dermed 60 prosent.
Kunden utsetter en del av arbeidet. Leveranser til 600 000 flyttes ut av kvartalet. Variable kjøp og andre kostnader på 180 000 kan også flyttes. Den planlagte forskjellen mellom inntekter og disse kostnadene reduseres da med 420 000 i kvartalet. Faste kostnader som fortsetter må fortsatt dekkes av bedriften.
Vis dette separat fra en gammel faktura på 300 000 som kunden betaler senere enn forventet. Det utsatte nye arbeidet og det gamle ubetalte kravet er ulike hendelser. I betalingsplanen flyttes de aktuelle innbetalingene til nye datoer; de skal ikke både føres som tapt inntekt og som enda et kontanttap uten avstemming.
Finn handlingsrommet før dere selger mer
Kartlegg hvilket arbeid som kan flyttes, hvilke eksterne kjøp som kan endres og hvilke nøkkelpersoner som blir ledige. Ta kundedialogen om ny plan tidlig. Registrer hvem som følger opp hvert åpent beløp eller hver utsatt beslutning.
En ny liten kunde løser ikke nødvendigvis problemet. Hvis den krever samme knappe fagperson og svært mye oppstart, kan den svekke de andre leveransene. Sammenlign kapasitet, forventet bidrag og betalingsmønster når dere velger hva dere vil bygge videre på.
Aktuelle valg kan være å utvikle en annen kundegruppe, selge en mindre leveranse først, fordele oppstarter eller redusere en planlagt kostnadsbinding. Skriv ned tiltaket og hva som skal utløse det. «Vi må skaffe flere kunder» er for lite konkret til å styre etter.
Behold relasjonen uten å bli personavhengig
Avhengighet kan også ligge i at bare én medarbeider kjenner kundens avtaler og bestillere. La en kollega delta i oppfølgingen av store kunder, og hold økonomisk status oppdatert. Bruk overlevering av løpende oppdrag når ansvaret skal deles eller flyttes.
Gå gjennom oversikten når et stort oppdrag avsluttes eller en ny avtale binder mye kapasitet. Da kan kundekonsentrasjon bli en del av tilbuds- og bemanningsvalgene, fremfor en prosent dere først oppdager i årsrapporten.