I denne veiledningen
En forespørsel er også en kapasitetsbeslutning
Et rådgiverkontor kan bruke flere dager på et tilbud som aldri får en kjøpsbeslutning. Et laboratorium kan love en stor serie uten å ha kapasitet til rapportgjennomgang. Før noen priser hver linje, trenger dere svar på hvem som kjøper, hva kunden skal bruke leveransen til og når beslutningen tas.
Be om en kort samtale eller et skriftlig svar på de viktigste hullene. Hvis kunden bare vil ha et prisanslag, gi forutsetningene for anslaget fremfor å prosjektere hele løsningen gratis. En nøyaktig pris på et uklart oppdrag er ofte mindre nyttig enn to tydelige alternativer.
Bruk fem spørsmål før tilbudet får en eier
| Spørsmål | Tegn på at dere kan gå videre | Hva som bør avklares først |
|---|---|---|
| Finnes en kjøper? | Bestiller, beslutning og finansiering er kjent | En kontakt samler bare inn pris uten beslutningsdato |
| Hva skal leveres? | Kunden kan beskrive bruk, omfang og mottak | Dere må selv finne ut hva oppdraget skal være |
| Kan vi levere? | Nødvendige personer, utstyr og gjennomgang har plass | Planen forutsetter at alle andre oppdrag går perfekt |
| Hvordan får vi betalt? | Avtalepart og milepæler er forståelige | Hele betalingen avhenger av en fjern, uklar godkjenning |
| Passer arbeidet oss? | Oppdraget bygger på erfaring dere vil bruke videre | Engangsbehov binder en nøkkelperson lenge |
Manglende svar betyr at tilbudet trenger en avklaring, ikke nødvendigvis at kunden skal avvises. Noter hvem som skaffer svaret og når dere tar ny beslutning. Da unngår dere at et tilbud ligger som «nesten klart» mens flere medarbeidere fortsetter å jobbe på det.
Sett et tilbudsbudsjett
I et regneeksempel krever et tilbud 20 timer med intern kostnad på 700 kroner per time. Tilbudskostnaden er 14 000. Oppdraget vil ved seier gi et beregnet bidrag på 100 000 før felleskostnader og tilbudsarbeid. Med en antatt vinnersjanse på 30 prosent er det sannsynlighetsvektede bidraget 30 000, og 16 000 gjenstår etter tilbudskostnaden.
Hvis tilbudet vokser til 50 timer, blir tilbudskostnaden 35 000. Med samme forutsetninger er forskjellen da minus 5 000. Beregningen gjør det synlig hva dere satser. Vinnersjansen er et internt anslag som bør utfordres med erfaring fra lignende forespørsler.
Se også hvem som bruker timene. Tjue timer fra personen som må avslutte to bestilte prosjekter kan gjøre mer skade enn samme tilbudstid i en rolig periode. Kontroller kapasiteten på eksisterende oppdrag før teamet loves bort.
Velg mellom fast tilbud, alternativer og forstudie
Gi et fast tilbud når leveransen og forutsetningene er tilstrekkelig kjent. Vis hva som inngår, kundens bidrag og hvilke hendelser som endrer omfanget.
Gi alternativer når kunden må velge nivå: ett feltbesøk eller flere, standardrapport eller utvidet dokumentasjon, grunnanalyse eller tillegg. Gjør alternativene sammenlignbare på leveranse og totalpris.
Foreslå en betalt forstudie når selve avklaringen er et faglig arbeid. Beskriv hva kunden får å beslutte på etter studien, pris og hvilket materiale som trengs. Det passer bedre enn å skjule mange timer med undersøkelse i et tilfeldig hovedhonorar. Se økonomien i en konseptstudie.
Takk nei eller vent når kapasitet eller nødvendige avklaringer mangler. Oppgi den konkrete grunnen og eventuelt hva som må endres for at dere kan gi et nytt tilbud.
Gi beslutningen videre til prosjektet
Når kunden bestiller, overlever tilbudskalkyle, forutsetninger, kundens beslutninger og navn på den som har lovet noe. Noter hvilke punkter som fortsatt er åpne. Prosjektleder skal kunne bruke kalkylen fra første dag, også når en annen person skrev tilbudet.
Etter noen vunne og tapte tilbud sammenligner dere brukt tilbudstid, årsak til utfallet og resultatet på oppdragene som faktisk ble levert. Slik ser dere om dere vinner de riktige jobbene, fremfor bare flest mulig forespørsler.