I denne veiledningen
Unngå én ny konto for hvert prosjekt
En voksende kontoplan blir vanskelig å bruke når samme kostnadstype finnes i mange prosjekter. Bruk prosjekt og aktivitet som egne dimensjoner der systemet støtter det. Behold en tydelig kobling mellom finansieringsplan og virksomhetens ordinære regnskap.
Før oppstart må prosjektansvarlig lese hvilke kategorier og rapporteringskrav den konkrete kontrakten bruker. En intern arbeidspakke er ikke automatisk identisk med finansieringskildens kostnadspost.
Et tenkt FoU-prosjekt
| Post | Prosjekt | Arbeidspakke | Kostnadstype | Underlag |
|---|---|---|---|---|
| Ansatt arbeid | R-31 | WP2, prototypetest | Personell | Timer og beregning |
| Ekstern analyse | R-31 | WP2 | Innkjøpt tjeneste | Bestilling og faktura |
| Datainnsamling | R-31 | WP3 | Avklart kategori | Avtale og kostnadsspor |
Disse kategoriene illustrerer intern styring. Hva som kan rapporteres eller dekkes, må bestemmes fra gjeldende tilsagn og kontrakt.
Kontroller uten å åpne forskningsinnholdet
Regnskapsunderlaget bør vise dato, formål på nødvendig nivå, prosjekt, aktivitet og godkjenning. Det trenger ikke navn på forskningsdeltakere eller upubliserte resultater. Lag en separat fagreferanse hvis dokumentasjonen må kunne finnes ved kontroll.
Månedsvis bro
Avstem prosjektoversikten mot bokførte kostnader, timelister og beregninger. Forklar forskjeller som manglende leverandørfaktura, feil prosjektmerking eller kostnader utenfor rapporteringsperioden. Lås ikke et feilaktig grunnlag bare fordi rapportfristen nærmer seg.
For prosjekter som skal rapportere til Forskningsrådet, bruk den relevante veiledningen for prosjektregnskapsrapport sammen med egen kontrakt. Rapporterte prosjektkostnader skal kunne finnes igjen i virksomhetens regnskap. Bruk kategoriene som gjelder for prosjektets rapportering.