I denne veiledningen
Bruk kontrakten som startpunkt
Forskningsmidler er ikke en fri inntektsramme som bare skal fordeles over året. Den konkrete avtalen kan ha bestemmelser om varighet, kostnadskategorier, partnere, utbetalinger og rapportering. Utpek en person som kjenner vilkårene og en som eier det økonomiske grunnlaget.
Forskningsrådet har egne veiledninger om prosjektrapportering. Hvilke rapporter som gjelder, må kontrolleres mot prosjektets kontrakt og oppfølgingsløsning.
Hvis dere fortsatt leter etter en passende utlysning, kan Veses veiledning om å finne utlysninger fra Forskningsrådet brukes som et eget neste steg før dere etablerer kontrakts- og rapporteringsrutinen.
Et vilkårsregister med handlinger
| Tema | Registrer | Hvem følger opp? |
|---|---|---|
| Periode | Start, slutt og rapportdatoer | Prosjektansvarlig |
| Kostnader | Avtalte kategorier og beregningsgrunnlag | Økonomiansvarlig |
| Partnere | Kontraktspart og nødvendig underlag | Koordinator |
| Endringer | Hva som må avklares før gjennomføring | Navngitt avtaleeier |
| Utbetaling | Vilkår og forventet tidspunkt | Likviditetsansvarlig |
Registeret skal peke til den riktige kontraktsversjonen. Ikke erstatt avtaleteksten med en forenklet intern tolkning som ingen kan kontrollere.
Når en arbeidspakke flyttes
Anta at et prosjekt utsetter datainnsamling og flytter kostnader til neste periode. Oppdater arbeidsplan, kostnadsprognose og likviditetsplan. Sjekk samtidig om endringen må godkjennes av finansieringskilden. Intern budsjettgodkjenning er ikke alltid tilstrekkelig.
Hold tre beløp atskilt
Vis påløpte kostnader, forventet finansiering og faktisk mottatte penger separat. En utbetaling kan komme før arbeidet er utført, eller etter at kostnaden er betalt. Den regnskapsmessige behandlingen vurderes av regnskapsansvarlig på dokumentert grunnlag.
Ved usikkerhet om dekning vises beløpet som uavklart i prognosen med ansvarlig avklaring. Ikke kamufler usikkerheten som en sikker inntekt for å holde budsjettet i balanse.