Økonomi i intervju-, felt- og arkivbasert forskning

Ta med arbeidet før og etter intervjuet

Et forskningsmiljø kan bruke mye tid på å skaffe tilgang, rekruttere, klargjøre materiale og dokumentere datagrunnlaget. Antall gjennomførte intervjuer eller arkivbesøk viser derfor bare én del av fremdriften. Før budsjettet fastsettes, bør teamet beskrive hvilke oppgaver som gjentas per enhet og hva som gjøres én gang for prosjektet.

Ved kjøpt transkripsjon, oversettelse eller digitalisering må prisgrunnlag, volum og leveranseformat være tydelig. En leverandør som priser per lydminutt gir en annen kostnadsrisiko enn et fast honorar for et avgrenset materiale.

Et tenkt prosjekt med 20 intervjuer

Hvert fullførte intervju antas å kreve en halvtime til rekruttering og avtale, én time til gjennomføring, to timer til klargjøring/analytisk arbeid og en halvtime til gjennomgang. Det er fire interne timer per intervju. I tillegg kjøpes transkripsjon, mens ferdigstilling av datadokumentasjon krever åtte interne timer én gang for prosjektet.

Eksemplet bruker interne kalkylekostnader før eventuell avgift. Kjøpt transkripsjon kommer i tillegg til de fire interne timene per intervju.

Frafall og restarbeid endrer prognosen

Anta at 16 intervjuer er ferdige og fire avtalte intervjuer faller bort etter rekruttering. Teamet skal fortsatt levere grunnlaget som krever 20 fullførte intervjuer, og planlegger fire nye. Fag- og prosjektansvarlig må først bekrefte at erstatningsrekrutteringen passer prosjektets faktiske plan og avtaler.

For de 16 ferdige er det brukt 64 interne timer. De fire som falt bort kostet en halvtime hver i rekruttering, altså to timer. Reiseutgiften hittil er 5 000, transkripsjon for de 16 er mottatt og datatilgangen på 4 000 er betalt. Datadokumentasjonen gjenstår.

Prognosen øker med 1 200, som er de to rekrutteringstimene uten fullført intervju. De fire nye intervjuene ligger allerede i restestimatet og skal ikke legges på en gang til som et generelt «frafallstillegg».

Seksten av tjue intervjuer er gjennomført, men prosjektet er ikke nødvendigvis 80 prosent ferdig økonomisk eller faglig. Avslutningsarbeidet gjenstår, og andre oppgaver kan utvikle seg annerledes enn antallet intervjuer.

Kontroller kjøpt bearbeiding etter faktisk volum

Avstem bestilling, mottatt materiale og leverandørens fakturagrunnlag. Noter om prisen følger lydminutter, dokumenter, timer eller en fast pakke. Ved lange intervjuer kan tolv opptak koste mer enn tjue korte; prøv derfor prisgrunnlaget på et tidlig utvalg før resten sendes.

Retting fordi leverandøren ikke har fulgt bestillingen bør skilles fra nye kundebestilte oppgaver, som et nytt språk eller et annet format. La prosjektleder godkjenne nye kjøp før de blandes inn i en samlefaktura.

Gi datahåndteringen en eier og et budsjett

Forskningsrådets veiledning om forskningsdata og datahåndteringsplan omtaler roller, kostnader og ressursbehov gjennom prosjektet. Bruk prosjektets faktiske plan til å navngi hvem som gjør ferdig dokumentasjon, tilgangsoppsett og avtalt arkivering.

De åtte timene i eksemplet er et synlig restarbeid, ikke en skjult forutsetning om at forskeren gjør det gratis etter sluttdato. Nye lagrings- eller arkivkostnader som skal løpe videre må få en kostnadsbærer og avklart avtale før prosjektbudsjettet lukkes.

Arkiv- og tekstbaserte prosjekter trenger andre mengder

For arkivarbeid kan enheten være et besøk, en avklart dokumentsamling, bestilte kopier eller materiale som skal digitaliseres. Registrer hvilken mengde pris og tidsplan bygger på, hvilken tilgang som er avklart, og hva en endret tilgang betyr for restarbeid og reisekostnad. Avtalt innsyn eller mottatt kopi er ikke automatisk en avklart rett til publisering eller annen bruk; dette må håndteres av ansvarlig for prosjektets rettigheter og avtaler.

Økonomien trenger prosjekt, aktivitet, mengde, prisgrunnlag og godkjenning. Intervjutekst, sensitive opplysninger og deltakeridentitet bør ikke kopieres til fakturalinjer eller et generelt prosjektregneark bare for å gjøre avstemmingen enklere. Bruk en nødvendig referanse og kontrollert gjenfinning med de ansvarlige.

Avslutt med et forklart kostnadsgrunnlag

Avstem interne timer, mottatte tjenester, åpne kjøp og gjenstående arbeid. For et tenkt kundeoppdrag med honorar på 100 000 gir prognosen på 78 000 et prosjektbidrag på 22 000 før øvrige felleskostnader. Ved tilskuddsfinansiering er samme kostnadsoversikt et underlag, mens rapporterings- og dekningsspørsmål må følge den konkrete finansieringsavtalen.

Legg ved en kort forklaring på avviket, hvilken leveranse som er ferdig og hvem som håndterer åpne data- og leverandørforpliktelser. Da kan kostnadene forstås også etter at forskerteamet er oppløst.