I denne veiledningen
Begynn med prosjektets avgrensning
Finn vedtak, periode, mål og aktiviteter som prosjektet gjelder. Knytt dem til interne prosjektkoder og ansvarlige personer. Unngå å føre all produktutvikling på samme kode hvis bare en avgrenset del hører til det godkjente prosjektet.
Forskningsrådets veiledning om prosjektregnskap i SkatteFUNN beskriver dokumentasjon og revisorattestasjon. Bruk kravene til prosjektregnskap og timelister når dere fastsetter rutinen.
Samle et kontrollert grunnlag
| Underlag | Hva du må kunne forklare |
|---|---|
| Prosjektvedtak | Hvilket arbeid og hvilken periode det gjelder |
| Timelister | Person, aktivitet, dato og godkjenning |
| Kostnader | Bilagsreferanse og forbindelse til prosjektet |
| Beregninger | Dokumentert metode og grunnlagsdata |
| Annen finansiering | Hva prosjektet ellers har fått støtte til |
| Avstemming | Forskjeller mellom regnskap og rapportgrunnlag |
Avklar med revisor tidlig hva som trengs for attestasjonen. Ikke vent til skattemeldingsfristen med å oppdage at timer eller kostnadsforklaringer mangler.
Et praktisk avvik
En leverandørfaktura gjelder både ordinær drift og FoU. Prosjektleder må dokumentere en saklig fordeling og vise grunnlaget. Å merke hele fakturaen «utvikling» ved årsslutt forklarer ikke hvilke deler som gjelder prosjektet.
Tilsvarende skal interne timer beskrive faktisk prosjektarbeid. Et budsjett kan brukes til planlegging, men er ikke alene dokumentasjon på medgått tid.
En blandet faktura på 90 000 kroner
En ekstern leverandør har levert ordinær drift, en kundetjeneste og arbeid knyttet til det godkjente prosjektet på samme faktura. Be om et etterprøvbart grunnlag som skiller delene. En tenkt spesifikasjon kan se slik ut:
| Del | Beløp | Neste kontroll |
|---|---|---|
| Ordinær drift | 30 000 kr | Holdes utenfor FoU-prosjektets grunnlag |
| Separat kundeleveranse | 20 000 kr | Følges på kundens oppdrag |
| Arbeid knyttet til prosjektaktivitet | 40 000 kr | Kontroller aktivitet, periode, dokumentasjon og ordningsvilkår |
De 40 000 er et identifisert grunnlag for vurdering, ikke automatisk et godkjent skattefradragsgrunnlag. Behold leverandørens spesifikasjon, prosjekt-/aktivitetsreferanse og beslutningen om behandlingen. At fakturaen er betalt, dokumenterer ikke alene at kostnaden kan tas med.
Gjør én periode ferdig som prøve
Velg en måned med både interne timer og et eksternt kjøp. Finn dokumentasjonen fra registrering via prosjektoppstilling til ordinært regnskap. Undersøk også en post som skal holdes utenfor. Slik får dere prøvd avgrensningen før årsslutt uten å fylle resten av perioden med samme systemfeil.
Regnskapsarbeid, dokumentasjonsrutine og revisorattestasjon har forskjellige roller. Avtal hvem som klargjør underlaget og hvem som skal attestere. Hvis dere trenger hjelp med oppsett og avstemming, kan dere kontakte Tinel om forskningsregnskapet.
Hold vurdering og registrering adskilt
Økonomisystemet kan støtte innsamling og avstemming, men avgjør ikke FoU-innhold, fradragsrett eller støttevilkår. Fagansvarlig, prosjektansvarlig, regnskapsfører og revisor må ha avklarte roller.
Før innsending kontrolleres både fullstendighet og avgrensning: mangler relevant underlag, og finnes det kostnader som ikke skal være med? Begge feiltypene kan forebygges gjennom løpende arbeid.