I denne veiledningen
Felles navn er ikke ett regnskap
To forskningsmiljøer kan drive en fasilitet sammen mens utstyr eies av ett foretak, operatører er ansatt i et annet og kundeordrer faktureres gjennom én vert. Avklar de juridiske partene og deres forpliktelser før fellesnavnet brukes som kunde eller leverandør.
Et samarbeidsbudsjett angir plan, men er ikke alene en faktura- eller inntektsfordelingsavtale. Kontrakt og regnskapsmessig behandling må vurderes konkret av de ansvarlige.
Lag en partsmatrise
| Hendelse | Registrer ansvarlig part |
|---|---|
| Kjøp og eierskap til instrument | Foretak og eiendelsreferanse |
| Operatørarbeid | Arbeidsgiver og dokumentert grunnlag |
| Bestilling fra ekstern bruker | Avtalepart og hvem som leverer hva |
| Faktura til bruker | Utsteder, tjenestelinjer og betalingsreferanse |
| Vertenes interne oppgjør | Avtalt grunnlag og godkjent avstemming |
Behov for regnskapsmessig skille mellom aktiviteter og finansieringskilder må inngå i oppsettet, ikke løses ved å samle alt under en felles prosjektkode.
Et tenkt månedsoppgjør
Vert A har mottatt 120 000 kroner fra eksterne brukere. Vert B har dokumentert operatørkostnad på 35 000, og en avtale bestemmer hvordan denne og øvrige kostnader skal inngå i oppgjøret. Vis først brukernes fakturaer og betalinger. Vis deretter kostnadsgrunnlag og avtalte overføringer mellom vertene.
Ikke registrer hele brukerinntekten som nytt eksternt salg hos begge vertene for å få deres prosjektoversikter til å passe. Regnskapsansvarlige må avklare riktig behandling for hver part og sammenhengen i oppgjøret.
Bruksloggen må være felles nok
Behold booking-/ordre-ID og faktisk bruk slik at samme instrumenttime ikke fordeles til to sluttbrukere eller to finansieringskilder. Samtidig skal hver vert bare få nødvendig underlag; full tilgang til alle brukernes forskningsdata er ikke en forutsetning for kostnadsavstemming.
Når en vert trer ut
Avklar fremtidige bookinger, åpne krav, utstyr, ansatte, driftsavtaler og dokumenttilgang før endringen. Hvem overtar brukeroppfølging og gamle oppgjør? Avslutt med en datert avstemming som viser hva partene er enige om, og hvilke poster som fortsatt har en ansvarlig avklaring.