I denne veiledningen
Ikke la instrumentantallet styre fakturaen
Teknisk prøving kan kreve flere kjøringer for én avtalt tjeneste. Interne kontroller, feilretting, ny prøve fra kunden og en ny analysebestilling er ulike hendelser. Fagansvarlig må definere behovet; administrasjonen må finne riktig ordre og prismessig grunnlag.
Bruk tydelige årsaker
| Årsak | Økonomisk kontroll |
|---|---|
| Intern kvalitetskontroll | Se kostnad som del av leveranseprosessen |
| Egen feil eller avvik | Hold kostnaden synlig uten automatisk ny faktura |
| Kunde sender nytt materiale | Avklar om dette er ny ordre eller avtalt erstatning |
| Kunden ønsker ny analyse | Dokumenter bestilling og prisgrunnlag |
| Ukjent årsak | Sett ansvarlig avklaring før fakturering |
Om en kostnad kan kreves dekket, følger av avtalen og den konkrete situasjonen. Et årsaksfelt alene gir ikke betalingsrett.
Regn på faktisk kostnad
Anta at en analysetjeneste krever 30 minutter operatørtid og direkte forbruksmateriell. En ekstra kjøring kan også kreve instrumentoppsett, ny gjennomgang og utsatt levering av en annen ordre. Før disse ressursene slik at laboratoriet kan se forskjellen mellom kundesalg og intern omprøvingskostnad.
Ikke regn all ledig instrumenttid som kostnadsfri. Samtidig bør ikke hele dagskostnaden belastes én liten omprøving uten en forståelig fordelingsmodell.
Korreksjon etter sendt rapport
Behold koblingen til opprinnelig rapport og ordre. Faglig korrigering og økonomisk kreditering er egne beslutninger; den ene skal ikke stille overskrive den andre. Hvis fakturagrunnlaget endres, må fakturaansvarlig få et tydelig varsel og en referanse.
Ved periodisk oppfølging bør dere se både antall omprøvinger og årsakene. En høy andel kan skyldes oppdragstype eller nødvendig kontroll, så tallene må vurderes sammen med fagmiljøet.