I denne veiledningen
Mottaket er også et økonomisk kontrollpunkt
En eske med prøver er ikke nødvendigvis en fullstendig ordre. Laboratoriet trenger faglige opplysninger etter egne prosedyrer. Administrasjonen trenger kunde, bestiller, fakturamottaker, avtale, antall og det avklarte analyseomfanget.
Opprett en ordre som kan stå i ventestatus hvis informasjon mangler. Unngå å sende alt videre som et standard produkt bare for at systemet skal godta registreringen.
Tenkt mottak av 20 prøver
| Mottaksgruppe | Status | Økonomisk handling |
|---|---|---|
| 17 med komplett bestilling | Kan behandles etter faglig avklaring | Knytt godkjente tjenestelinjer til ordre |
| 2 uten avklart analyse | Venter på kundesvar | Sett ansvarlig og oppfølgingsdato |
| 1 avvikende prøve | Faglig vurdering nødvendig | Ikke velg fakturering før årsaken er avklart |
Prøven kan få en intern referanse ved mottak selv om fakturagrunnlaget ennå ikke er klart. Da kan dere følge kostnaden ved venting uten å forveksle den med bestilt produksjon.
Følg én ordre helt til oppgjør
Anta at alle 20 prøvene i eksemplet er bestilt med en tenkt pris på 400 kroner per analyse. Én intern omprøving skyldes et forhold laboratoriet håndterer uten ekstra kundekrav. Avtalen tillater delvis fakturering.
| Hendelse | Referanse og beslutning | Økonomisk grunnlag |
|---|---|---|
| Bestilling av 20 analyser | Ordre L-214, kundens bestiller og prøve-ID-er | Planlagt ordreverdi 8 000 kr |
| 17 analyser ferdig og frigitt | Rapport R-214-A etter faglig kontroll | 17 × 400 = 6 800 kr |
| Første delfaktura sendes | Fakturareferanse tilbake på de 17 linjene | 6 800 kr i krav |
| Opplysninger om to prøver avklares | Kundesvar koblet til eksisterende ordre | To eksisterende linjer fortsetter |
| Én prøve kjøres på nytt internt | Årsak og kostnad på opprinnelig prøve-ID | Ingen ny salgslinje |
| De siste tre analysene frigitt | Rapport R-214-B, samme ordre | 3 × 400 = 1 200 kr |
| Siste delfaktura og betaling | Avstem begge fakturaer mot mottatt betaling | Samlet krav 8 000 kr |
Instrumentet kan altså ha gjort 21 kjøringer uten at kunden har bestilt 21 analyser. Hvis den interne omprøvingen kostet 600 kroner i dette tenkte tilfellet, skal laboratoriet se kostnaden i ordrebidraget selv om salget står uendret.
Hva skal systemene utveksle?
Laboratoriets løsning beholder prøvehistorikk og rapportversjon. Fakturagrunnlaget trenger ordre-ID, frigitt tjenestelinje, antall, avtalt pris og rapportreferanse. Fakturanummer tilbakeføres slik at neste uttrekk bare tar med de tre gjenstående linjene.
Faglig frigivelse, godkjenning av beløpet og mottatt betaling er tre forskjellige hendelser. Ingen av dem skal stille overskrive de andre. Ved en rapportkorrigering kontrolleres det eksplisitt om økonomigrunnlaget faktisk skal endres.
Avklar hvem som kan legge til analyser
Kundens innsender og kundens innkjøper kan være ulike personer. Registrer hvem som har bestillingsrett og hvordan et tillegg bekreftes. En faglig anbefalt analyse er ikke automatisk en kommersiell bestilling.
Prislisten må også vise hva som inngår: mottak, forbehandling, analyse, rapport og eventuelle tillegg. Kunden bør ikke møte skjulte standardtillegg etter at prøven er behandlet.
Gjenfinn økonomien uten prøveresultatet
Fakturaansvarlig trenger ordrenummer, godkjente tjenestelinjer, antall, avtalepris og rapportreferanse. Resultatverdier og sensitive prøveopplysninger hører normalt ikke hjemme på fakturaen. Test at en administrativ medarbeider kan kontrollere beløpet uten unødvendig tilgang til fagdata.