I denne veiledningen
Tell timer som kan bli inntekt
Rådgiverens timepris skal dekke mer enn lønnen den timen. Kontoret har også arbeidsgiverkostnader, ferie, intern tid, tilbud, verktøy, lokaler og administrasjon. Lag en kostnadsramme for hele virksomheten og skill den fra kalkylen for ett prosjekt.
Start med faktisk tilgjengelig tid, trekk fra nødvendige interne oppgaver og vurder hvor mye kundearbeid dere realistisk kan selge. Registrerte kundetimer er ikke alltid fakturerte timer: fastprisoverforbruk, feilretting og avskriving kan redusere inntekten.
Et tenkt fagkontor med fem personer
Anta følgende for ett år. Alle beløp og timer er oppdiktede kalkyleforutsetninger.
| Grunnlag | Verdi |
|---|---|
| Samlede driftskostnader | 6 000 000 kr |
| Tilgjengelige timer etter planlagt fravær | 8 000 t |
| Intern tid, tilbud og kompetansearbeid | 2 000 t |
| Planlagt kundearbeid | 6 000 t |
| Kundetimer som ikke ventes å gi fakturert inntekt | 1 200 t |
| Faktisk forventet fakturert timegrunnlag | 4 800 t |
Med disse forutsetningene må hver inntektsgivende time i snitt dekke 6 000 000 / 4 800 = 1 250 kroner bare for å dekke kostnadsrammen. Det er ingen reserve for svakere salg eller høyere kostnader.
Pris og rabatt må regnes samlet
Hvis oppnådd gjennomsnittspris er 1 500 kroner, blir omsetningen 7 200 000. Differansen mot kostnadsrammen er 1 200 000, tilsvarende omtrent 16,7 prosent av omsetningen.
| Scenario | Fakturerte timer | Oppnådd pris | Omsetning | Differanse mot 6 mill. i kostnader |
|---|---|---|---|---|
| Plan | 4 800 | 1 500 kr | 7 200 000 kr | 1 200 000 kr |
| Ti prosent lavere oppnådd pris | 4 800 | 1 350 kr | 6 480 000 kr | 480 000 kr |
| Ti prosent færre fakturerte timer | 4 320 | 1 500 kr | 6 480 000 kr | 480 000 kr |
| Begge endringer samtidig | 4 320 | 1 350 kr | 5 832 000 kr | −168 000 kr |
Bruk faktisk kostnadsrespons hvis færre oppdrag også endrer kostnadene. Tabellen holder kostnadsrammen fast for å vise følsomheten.
Fastprisoppdrag trenger en oppnådd timepris
Del honoraret på alle timer som faktisk gikk med, også gjennomgang og egen omarbeiding. Et honorar på 300 000 med 200 timer gir 1 500 per time. Ved 250 timer faller det til 1 200. Vis eksterne kjøp separat før dere sammenligner oppdrag med ulik bruk av underkonsulenter.
Hva bør ledelsen endre?
Se først hvor inntektstapet oppstår: for lite salg, underestimerte oppdrag, uavklarte tillegg eller kundetimer som ikke kommer frem til faktura. En generell prisøkning løser ikke nødvendigvis en svak bestillings- eller godkjenningsflyt. Bedre registrering hjelper heller ikke hvis prisen systematisk er for lav.
Oppdater kalkylen når bemanning, faste kostnader eller ordrebok endres. Bruk samme definisjon av timegrunnlag fra gang til gang, og sammenhold planen med oppnådd pris per oppdrag.
Før detaljkalkylen bør dere velge hvilke oppdrag dere vil gi tilbud på. Da går prisarbeidet til forespørsler som faktisk passer bedriften.